VERBİS kaydı, veri sorumlusu için tek seferlik bir formalite değil, süreklilik gerektiren bir beyandır. 6698 sayılı KVKK kapsamında yapılan şikayet incelemelerinde en sık ortaya çıkan bulgu, sicildeki beyan ile şirketin fiilen yürüttüğü işleme faaliyetinin örtüşmemesidir. Bu rehber, hem veri sorumlusu hem de şikayette bulunacak ilgili kişi açısından kontrol noktalarını sıralar.
Kayıt Yükümlülüğünün Kapsamını Belirlemek
Her veri sorumlusu aynı yükümlülük altında değildir; çalışan sayısı, faaliyet konusu ve işlenen verinin niteliği kapsamı değiştirir. Bu nedenle ilk adım, muafiyet kriterlerinin somut olarak karşılanıp karşılanmadığını belgelemek olmalıdır. Muafiyet iddiası, sonradan sözlü olarak değil, o dönemin kayıtlarıyla ispatlanır.
Beyan ile Fiili Durumun Örtüşmesi
- Sicilde bildirilen veri kategorileri ile fiilen toplanan alanların karşılaştırılması
- Aktarım yapılan üçüncü kişi ve yurt dışı aktarım beyanının güncelliği
- Saklama sürelerinin, imha politikasında yazan sürelerle tutarlılığı
- İrtibat kişisi bilgisinin geçerli ve ulaşılabilir olması
- Yeni bir hizmet ya da uygulama devreye alındığında kaydın güncellenmesi
Şikayet Dosyasını Kurmak
İlgili kişi bakımından şikayet, veri sorumlusuna yapılan başvurunun sonucuna bağlıdır. Bu nedenle dosyaya konulacak belgeler bir zincir oluşturur:
- Veri sorumlusuna yapılan başvurunun metni ve gönderim kaydı
- Verilen cevap ya da cevapsız kaldığını gösteren kayıt
- VERBİS'te ilgili veri sorumlusuna dair kamuya açık bilgi çıktısı
- Şikayete konu işleme faaliyetini gösteren somut belge veya ekran kaydı
- Talebin ne olduğunun tek cümleyle ve ölçülebilir biçimde yazılması
Yaptırım Kararı Sonrası Süre
Kurul incelemesi sonucunda verilen kararlar farklı nitelikte olabilir; bir kısmı düzeltici talimat içerirken bir kısmı idari yaptırım öngörür. Karara karşı başvurulacak yargı yolu ve süresi, kararın türüne ve yürürlükteki düzenlemeye göre belirlendiğinden, tebliğ edilen karar metninde gösterilen başvuru yolu ve süre bilgisi mutlaka okunmalıdır. Tebliğ tarihi ayrıca kayda geçirilmelidir.
Kısa Değerlendirme
Anlatılanlar genel bilgilendirme amacı taşır. Veri sorumlusunun büyüklüğü, işleme faaliyetinin yapısı ve daha önceki yazışmalar sonucu etkileyebileceğinden, şikayet veya savunma hazırlığında dosyaya özgü hukuki değerlendirme alınması önerilir.