VERBİS kayıt ve bildirim yükümlülüğü, veri sorumlusunun hangi verileri hangi amaçla işlediğini şeffaf hâle getirir. Uygulamada bu kayıt iki yönlü sonuç doğurur: ilgili kişi için bir denetim aracıdır, veri sorumlusu için ise beyanıyla bağlılık yaratır. KVKK ve 6698 sayılı Kanun ekseninde Kurula şikâyet yolunu kullanırken en çok kaybedilen şey, sürecin sırasını ve takvimini şaşırmaktır.
Önce veri sorumlusuna başvuru: atlanamayan basamak
İlgili kişi doğrudan Kurula gitmeden önce veri sorumlusuna yazılı olarak başvurmak zorundadır. Bu başvuru yapılmadan verilen şikâyet dilekçesi çoğunlukla usulden değerlendirilmez ve arada geçen zaman geri gelmez. Başvurunun tebliğ tarihini ispatlayacak bir yöntemle yapılması, ilerideki süre hesabının tek dayanağıdır.
Kurula şikâyette işleyen iki ayrı süre
Veri sorumlusunun cevabı geldiğinde şikâyet süresi cevabın öğrenilmesinden itibaren, cevap hiç verilmezse başvuru tarihinden itibaren işler. Bu ikili yapı gözden kaçtığında, cevap beklenirken üst sınır dolmuş olur. Cevap tarihini, cevabın içeriğini ve sessiz kalınan günleri tek bir tabloda tutmak gerekir.
VERBİS kaydı şikâyet dilekçesinde nasıl kullanılır
- Beyan edilen işleme amacı ile fiilî işleme arasındaki fark ortaya konur
- Bildirilen saklama süresi ile hâlâ tutulan veriler karşılaştırılır
- Yurt dışına aktarım beyanı ile kullanılan altyapı eşleştirilir
- Kayıt yükümlüsü olduğu hâlde kayıt bulunmaması ayrıca belirtilir
Şikâyette neyi ispatlamanız beklenir
Kurul, soyut endişeyi değil somut bir işleme faaliyetini inceler. Bu nedenle dilekçede hangi kişisel verinin, hangi kanal üzerinden, hangi tarihte ve hangi hukuki sebep gösterilerek işlendiği belirtilmelidir. Açık rızanın hizmet şartına bağlanması, aydınlatma metninin erişilebilir olmaması ya da silme talebinin karşılıksız kalması gibi iddialar ekran görüntüleri ve yazışmalarla desteklenmelidir.
İdari yaptırım kararından sonrası
Kurul kararı hem şikâyetçi hem veri sorumlusu bakımından yargı denetimine açıktır ve bu aşamada idari yargı süreleri devreye girer. Veri sorumlusu tarafındaysanız, yaptırım kararının tebliğinden sonra savunma hazırlığı ile dava hazırlığını aynı anda yürütmek gerekir; uyum eksiklerinin karar sonrası giderilmesi de dosyaya yansıtılabilir.
Bu metin genel bilgilendirme amacı taşır ve her veri işleme faaliyetinin kendine özgü koşulları vardır. Başvuru sırasını ve süreleri kendi olayınıza uyarlarken hukuki destek almanız faydalı olacaktır.