Veri sorumluları için VERBİS kaydı bir formalite değil, işleme faaliyetinin envanterle uyumlu biçimde beyan edildiğinin resmi göstergesidir. 6698 sayılı KVKK, kaydın kapsamını ve saklama sürelerinin belirlenmesini veri sorumlusunun yükümlülüğü olarak düzenler; 5651 sayılı Kanun kapsamındaki trafik kaydı yükümlülükleri ise silme takvimini doğrudan etkiler. İki düzenlemenin öngördüğü süreler çakıştığında, hangi verinin ne zaman silineceği ayrıca çözülmesi gereken bir sorun hâline gelir.
Envanter ile Beyanın Örtüşmesi
Denetimde en çok sorun çıkaran nokta, kişisel veri işleme envanteri ile VERBİS'e yansıtılan beyanın birbirini tutmamasıdır. Envanterde yer alan bir veri kategorisi beyanda görünmüyorsa ya da beyanda yer alan bir aktarım envanterde karşılıksızsa, bu tutarsızlık tek başına eksiklik olarak değerlendirilebilir. Bu nedenle envanter güncellendiğinde beyanın da eş zamanlı gözden geçirilmesi gerekir.
Beyan gözden geçirilirken kontrol edilecekler
- Veri kategorileri ile ilgili kişi gruplarının eşleşmesi
- Her kategori için belirlenmiş azami saklama süresi
- Yurt içi ve yurt dışı aktarım alıcı gruplarının doğru gösterilmesi
- İrtibat kişisinin güncel olması ve bildirimleri fiilen takip etmesi
- Yeni başlatılan işleme faaliyetlerinin beyana eklenmiş olması
Silme, Yok Etme ve Anonim Hâle Getirme Ayrımı
Üç kavram birbirinin yerine kullanılamaz. Silme, verinin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesidir. Yok etme, verinin hiçbir şekilde geri getirilemeyecek biçimde ortadan kaldırılmasını ifade eder. Anonim hâle getirmede ise veri var olmaya devam eder ancak belirli bir kişiyle ilişkilendirilemez. Talep dilekçesinde bu kavramların hangisinin istendiği açıkça yazılmalı; politika metinlerinde de her veri kategorisi için uygulanacak yöntem ayrı ayrı gösterilmelidir.
Usule Aykırı İşlemin Görünümleri
Silme taleplerinde başvurunun sonuçsuz kalmasına yol açan tipik hatalar şunlardır: talebin veri sorumlusu yerine hizmet sağlayıcıya iletilmesi, kimlik doğrulaması yapılamayacak biçimde başvuruda bulunulması, hangi verinin silinmesinin istendiğinin belirtilmemesi ve saklama yükümlülüğü devam eden bir verinin silinmesinin talep edilmesi. Son durumda talebin reddi hukuka uygun olacağından, öncelikle verinin başka bir mevzuat gereği tutulup tutulmadığı sorgulanmalıdır.
Talep Reddedilirse
Reddedilen ya da cevapsız bırakılan talep sonrasında Kurul'a şikâyet yolu açılır. Şikâyet dilekçesinde ilk başvurunun tarihi, iletildiği kanal ve alınan cevabın içeriği belge ile gösterilmelidir. Bu belgeler yoksa şikâyetin ön şartı ispatlanamaz ve dosya esasa girilmeden kapanabilir.
Değerlendirme
Yukarıdakiler genel bilgilendirme amacı taşır. Saklama süreleri sektöre ve veri türüne göre farklılaştığından, silme politikası oluşturulurken kurumun kendi mevzuat haritası üzerinden hukuki destek alınması gerekir.