Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesi talebi, tek bir dilekçeyle sonuçlanan basit bir işlem değildir. 6698 sayılı Kanun, sıralı bir merci zinciri kurar ve bu zincirin her halkasında ayrı bir süre işler. Halkalardan biri atlandığında talep esastan değil, usulden sonuçsuz kalır.
Zincirin İlk Halkası: Veri Sorumlusu
Talep önce veriyi işleyen veri sorumlusuna yöneltilir. Muhatabın doğru belirlenmesi için VERBİS kayıtları işlevseldir; sicilde yer alan irtibat kişisi ve tebligat adresi, başvurunun ulaştığını ispatlamayı kolaylaştırır. Grup şirketlerinde veriyi fiilen işleyenle sözleşmeyi imzalayan tüzel kişi farklı olabileceğinden, başvuru öncesi sicil kaydının kontrolü zaman kazandırır.
Talebin Yazılış Biçimi Sonucu Belirler
Genel ifadelerle yazılmış bir silme talebi, veri sorumlusunun kapsamı dar yorumlamasına yol açar. Talep metninde hangi veri kategorisinin, hangi ortamdaki kaydının ve hangi hukuki sebebe dayanılarak silinmesinin istendiği açıkça belirtilmelidir. Ayrıca aktarım yapılan üçüncü kişiler nezdindeki kayıtların da işleme dâhil edilmesi ayrıca talep edilmelidir.
İkinci Halka: Kurula Şikâyet
Veri sorumlusu talebi reddeder, yetersiz cevap verir veya cevapsız bırakırsa Kurula şikâyet yolu açılır. Buradaki kritik nokta, şikâyet süresinin veri sorumlusunun cevabı ya da cevap için öngörülen sürenin dolması ile işlemeye başlamasıdır. Başvuru yapılmadan doğrudan şikâyete gidilmesi ise kabul edilmez. Süre takibi için şu üç tarih kayıt altına alınmalıdır:
- Veri sorumlusuna başvurunun tebliğ edildiği gün
- Cevabın tarafınıza ulaştığı gün ya da cevap süresinin dolduğu gün
- Şikâyet dilekçesinin Kuruma ulaştığı gün
Saklama Yükümlülüğü Silme Talebini Nasıl Sınırlar
Her veri her koşulda silinemez. Vergi, ticaret ve iş mevzuatından doğan saklama süreleri ile 5651 sayılı Kanunun trafik kayıtlarına ilişkin yükümlülükleri, silme talebine karşı geçerli bir savunma oluşturabilir. Bu durumda talep, verinin tamamen silinmesi yerine erişimin sınırlandırılması ve amaç dışı kullanımın önlenmesi yönünde şekillendirilirse daha gerçekçi bir sonuç alınır. Saklama ve imha politikasının varlığı ve içeriği bu tartışmanın merkezindedir.
İdari Yargı Aşamasında Neye Bakılır
Kurul kararına karşı gidilen aşamada denetimin konusu, verinin silinip silinmemesi kadar kararın gerekçesinin hukuka uygunluğudur. Bu nedenle idari aşamada sunulmayan bir belge, sonraki aşamada tartışmayı zorlaştırır. Dosyanın tüm evresinde aynı iddia hattının korunması, başvuru dilekçesiyle sonraki dilekçelerin çelişmemesi gerekir.
Yukarıdaki çerçeve genel niteliktedir. Veri kategorisi ve sektörel mevzuat sonucu değiştirebileceğinden, silme talebinizi ve süre planınızı somut belgeler üzerinden bir hukukçuyla birlikte kurgulamanız yerinde olacaktır.