Veri sorumluları için VERBİS kaydı, yalnızca bir sicil işlemi değil; envanterin, saklama sürelerinin ve imha politikasının kâğıt üzerinde tutarlı olduğunu gösteren bir beyandır. İlgili kişi silme talebiyle başvurduğunda ilk bakılan yer çoğu zaman bu beyan ile fiili uygulama arasındaki uyumdur. Bu rehber, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve 5651 sayılı Kanun ekseninde başvuru mercii ile yargı yolu analizini ele alıyor.
Silme, Yok Etme ve Anonim Hale Getirme Aynı Şey Değildir
Üç yöntemin de sonucu verinin ilgili kişiyle bağının kesilmesidir, ancak uygulanabilirlikleri farklıdır. Yedeklerde tutulan veri, aktif sistemden silindiğinde imha edilmiş sayılmaz; yedek ortam için ayrı bir prosedür tanımlanmış olmalıdır. Bir kayıt hukuki yükümlülük nedeniyle belirli süre saklanmak zorundaysa, silme talebi bu süre boyunca reddedilebilir; fakat bu red gerekçesinin ilgili kişiye açıkça bildirilmesi gerekir. Kısacası talebin reddi de bir cevap yükümlülüğüdür, sessiz kalmak değildir.
Başvuru Sırası: Önce Veri Sorumlusu
Kanun, ilgili kişinin öncelikle veri sorumlusuna başvurmasını öngörür. Bu basamak atlanarak doğrudan Kurula yapılan şikâyet, başvuru şartı yerine getirilmediği gerekçesiyle sonuçsuz kalabilir. Veri sorumlusuna yapılan başvuruda talebin hangi veriye, hangi işleme faaliyetine ilişkin olduğu somut biçimde yazılmalı; başvurunun tarihi ve iletildiği kanal belgelenmelidir. Cevap verilmemesi veya cevabın yetersiz bulunması halinde şikâyet yolu açılır.
Kurul Kararına Karşı Yargı Yolu
Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun kararları idari nitelikte olduğundan, bu kararlara karşı idari yargıda dava açılır; idari para cezalarına karşı izlenecek yol ise cezanın niteliğine göre ayrıca değerlendirilir. Buna karşılık kişilik haklarının ihlali nedeniyle maddi ve manevi tazminat talepleri adli yargıda ileri sürülür. Aynı olayın idari ve adli yargıyı birlikte ilgilendirmesi, iki takvimin paralel yürütülmesini gerektirir ve bu ayrım baştan yapılmazsa dosyalardan biri süre yönünden zayıflar.
Veri Sorumlusu Tarafında Hazırlık Kalemleri
- VERBİS beyanı ile fiilî işleme envanterinin karşılaştırılması
- Saklama ve imha politikasının, beyan edilen sürelerle uyumu
- Periyodik imha işlemlerinin tutanakla kayıt altına alınması
- Yurt dışına aktarım yapılıyorsa bunun hukuki dayanağının belgelenmesi
- İlgili kişi başvurularının kaydedildiği bir takip sisteminin bulunması
Kurumla Uzlaşmak Yerine Uyum: Gerçek Karar Noktası
- Şikâyet aşamasında talebin yerine getirilmesi, yaptırım riskini azaltan en pratik adımdır.
- Talep kısmen karşılanabiliyorsa, karşılanan ve karşılanamayan kısımlar ayrı ayrı gerekçelendirilir.
- Karar aleyhe çıkarsa, dava açmadan önce kararın gerekçesindeki teknik tespitler gözden geçirilir.
- İnternet ortamındaki içerik bakımından 5651 sayılı Kanun kapsamındaki ayrı başvuru imkânı da değerlendirilir.
Yukarıdaki açıklamalar genel bilgi vermek amacıyla hazırlanmıştır. Veri kategorileri, sektör ve işleme amacı yükümlülüklerin kapsamını değiştirebileceğinden, hem başvuru hem savunma aşamasında dosyanızın kendi belgeleriyle değerlendirilmesi gerekir.