Veri sorumlularının VERBİS kayıt yükümlülüğü ile veri sahibinin silme ve yok etme talebi, birbirine bağlı ama farklı iki hattır. Biri idari kayıt ve şeffaflık, diğeri ilgili kişinin hakkını kullanmasıdır. İkisinin kesiştiği yerde ise Kurul denetimi ve ardından idari yargı bulunur.
İki Farklı Yükümlülük, İki Farklı Kanıt Seti
KVKK ve 6698 sayılı Kanun çerçevesinde veri sorumlusu, işleme faaliyetlerini kayıt sistemine bildirmek ve saklama-imha politikasını uygulamakla yükümlüdür. VERBİS bildirimi ile fiilî işleme faaliyeti arasındaki uyumsuzluk, bir denetimde ilk fark edilen konudur. Bu nedenle envanterdeki veri kategorileri, saklama süreleri ve aktarım bilgileri sahadaki uygulamayla karşılaştırılarak güncellenmelidir.
Silme, Yok Etme ve Anonim Hâle Getirme Ayrımı
Üç kavram teknik olarak farklı sonuçlar doğurur ve talebe verilecek cevabın içeriğini belirler. Yedek ortamlar, log kayıtları ve üçüncü taraf sistemler kapsama alınmadığında talep fiilen yerine getirilmemiş olur. Uygulamada kontrol edilmesi gerekenler:
- Verinin saklanmasını zorunlu kılan başka bir mevzuat hükmünün bulunup bulunmadığı.
- Yedekler ve arşiv ortamlarındaki kopyaların akıbeti.
- Aktarım yapılan iş ortaklarına iletilen imha talimatının belgelenmesi.
- İmha işleminin tarih ve yöntem bilgisiyle tutanağa bağlanması.
- 5651 sayılı Kanun kapsamındaki yayım ve erişim boyutunun ayrıca ele alınması.
İlgili Kişi Başvurusundan Kurul Şikâyetine
Kanun, ilgili kişinin önce veri sorumlusuna başvurmasını, cevap alamaması veya cevabı yetersiz bulması hâlinde Kurul'a şikâyet etmesini öngörür. Bu sıra bozulduğunda şikâyet esastan incelenmeyebilir. Veri sorumlusu tarafında ise cevabın süresi içinde, yazılı ve gerekçeli verilmesi; talebin reddi hâlinde dayanılan hukuki sebebin açıkça gösterilmesi gerekir. Cevapsız bırakılan başvuru, sonraki aşamada aleyhe yorumlanır.
Kurul Kararına Karşı Yargı Yolu
Kurul'un idari yaptırım veya talimat içeren kararları idari işlem niteliğindedir; bunlara karşı idare mahkemesinde dava açılabilir. Dava süresi kararın tebliğinden itibaren işlediği için, tebliğ evrakının ulaştığı tarih kurum içinde kayda alınmalıdır. Yaptırım kararının icrası bakımından yürütmenin durdurulması talebinin gerekip gerekmediği ayrıca değerlendirilmeli; talep, telafisi güç zarar unsuru somutlaştırılarak yazılmalıdır. Aynı olayın ceza veya özel hukuk boyutu varsa, bu dosyalar idari süreçten bağımsız yürür.
Uyum Taahhüdüyle Kapatmak ya da Kararı Dava Etmek
Denetim sürecinde eksikliğin kabul edilip düzeltme planı sunulması ile kararın yargıya taşınması farklı sonuçlar doğurur. Uyum yoluna gidilecekse, yapılan iyileştirmelerin tarihli kayıtlarla gösterilmesi; dava yolu seçilecekse hangi tespitin hangi belgeyle çürütüleceğinin baştan planlanması gerekir. İki yolu birlikte yürütmek mümkündür, ancak beyanların birbiriyle çelişmemesine dikkat edilmelidir.
Yukarıdakiler genel bilgilendirme niteliğindedir; kurumunuzun veri işleme yapısı ve mevcut kayıtlarınız sonucu belirleyecektir. Denetim veya başvuru süreci başlamışsa, süre yönetimi için hukuki destek almanız yerinde olur.