Kişisel verilerin hukuka aykırı biçimde işlendiğini veya ele geçirildiğini öğrenen ilgili kişinin en sık yaptığı hata, doğrudan Kurula şikâyette bulunmaktır. 6698 sayılı KVKK'nın öngördüğü düzende, kural olarak önce veri sorumlusuna başvurulması gerekir; bu aşama atlandığında şikâyet usulden değerlendirilmeye alınmayabilir ve arada geçen zaman geri kazanılamaz.
İki Aşamalı Yapıyı Doğru Kurmak
Süreç birbirine bağlı iki halkadan oluşur. İlk halkada ilgili kişi, veri sorumlusuna yazılı olarak başvurur ve talebini açıkça belirtir. Veri sorumlusuna kanunda cevap için bir süre tanınmıştır. İkinci halka, cevabın yetersiz bulunması ya da hiç cevap verilmemesi halinde Kurula yapılacak şikâyettir ve bu şikâyet için de ayrı bir süre öngörülmüştür. İki sürenin de başlangıç anları farklı olduğundan, tarihlerin tek bir takvimde tutulması gerekir.
Başvuru Dilekçesinde Bulunması Gerekenler
- İlgili kişinin kimliğini doğrulayan bilgiler ve iletişim adresi
- Hangi verinin, hangi tarihte ve hangi yolla işlendiğine ilişkin somut anlatım
- Talebin türü: bilgi talebi mi, silme mi, düzeltme mi, aktarımın durdurulması mı
- Başvurunun veri sorumlusuna ulaştığını gösteren gönderim kaydı
İhlalin Gerçekleştiğini İspat Etmek
İlgili kişinin elinde çoğu zaman yalnızca dolaylı emare bulunur: hiç ilişki kurmadığı bir kurumdan gelen ileti, kendisine ait bilginin üçüncü kişide görülmesi ya da kamuya açıklanan bir ihlal bildirimi. Bu emareler, ihlalin varlığını göstermek için yeterli bir başlangıç oluşturur; teknik ayrıntının ispatı veri sorumlusundan beklenir. Buna karşılık ilgili kişinin, verinin kendisine ait olduğunu ve nerede görüldüğünü belgelemesi gerekir. 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik uyuşmazlıklarıyla birlikte gelen dosyalarda, yayın kaydının tarihli olarak alınması ayrıca önem taşır.
Zararın Belgelenmesi Ayrı Bir Başlıktır
Kurula yapılan şikâyet, idari yaptırım ve düzeltici işlem sonucunu doğurabilir; ancak uğranılan maddi ve manevi zararın tazmini ayrı bir yargılamanın konusudur. Bu iki yolun karıştırılması, tazminat talebinin gecikmesine yol açar. Zarar iddiası ileri sürülecekse, gelen istenmeyen iletiler, itibar kaybına ilişkin somut olaylar ve varsa mali sonuçlar baştan ayrı bir klasörde toplanmalıdır.
Kurumsal Tarafın Bakışı
Veri sorumlusu konumundaki işletmeler açısından ise en kritik nokta, ihlalin öğrenilmesinden sonra yapılması gereken bildirimin gecikmemesidir. İhlalin tespit anını, alınan teknik önlemleri ve bilgilendirilen kişileri gösteren iç kayıt tutulması, sonraki incelemede en güçlü savunma malzemesini oluşturur.
Uyarı
Buradaki bilgiler genel çerçeveyi anlatır; verinin türü, işleme amacı ve tarafların sıfatı sonucu değiştirebilir. Başvuru sırası ve süreler kritik olduğundan, ihlali öğrendiğinizde adımları planlamadan önce hukuki görüş almanız yerinde olur.