Bir veri ihlali bildiriminin ardından gelen inceleme, çoğu zaman idari yaptırım kararıyla sonuçlanır. Bu noktada kurumların yaptığı en pahalı hata, cezayı yalnızca miktarı üzerinden değerlendirip kararın gerekçesindeki tespitlerin sonraki dosyalara etkisini gözden kaçırmaktır. Rehber, KVKK ve 6698 sayılı Kanun ile 5651 sayılı Kanunun kesiştiği alanda itiraz sürecini ele alır.
Bildirim Aşamasında Kurulan Zemin
İhlalin öğrenilmesinden sonra Kurula ve ilgili kişilere yapılan bildirimin içeriği, ileride ceza kararına karşı ileri sürülecek savunmanın temelini oluşturur. Bildirimde ihlalin kapsamı dar gösterilip sonradan genişlerse ya da alınan teknik tedbirler eksik anlatılırsa, savunmadaki sonraki açıklamalar tutarsız görünür. Bu nedenle bildirim metni; etkilenen veri kategorileri, kişi sayısı, tespit yöntemi ve alınan acil önlemler bakımından doğrulanabilir biçimde yazılmalıdır.
Ceza Kararı Elinize Geçtiğinde
Karar metni okunurken şu unsurlar ayrı ayrı işaretlenmelidir:
- Tebliğ tarihi ve tebligatın usulüne uygun yapılıp yapılmadığı
- Yaptırımın hangi yükümlülüğün ihlaline dayandırıldığı
- Kararda belirtilen kanun yolu, süresi ve başvurulacak merci
- Aynı olaydan doğan birden fazla yaptırım bulunup bulunmadığı
- Gerekçede yer alan ve ileride başka dosyalara emsal olabilecek tespitler
İdari para cezalarına karşı gidilecek yargı kolu mevzuat değişiklikleriyle farklılaşabildiğinden, karar metninde gösterilen kanun yolu bilgisi esas alınmalı ve süre buna göre hesaplanmalıdır. Yanlış mercie yapılan başvuru, çoğu zaman esasa hiç girilmeden sonuçsuz kalır.
Savunmanın Teknik Ayağı
KVKK uyuşmazlıklarında hukuki argümanın tek başına yeterli olmadığı, teknik belge desteğinin belirleyici olduğu görülür. Kişisel veri envanteri, işleme faaliyetleri kaydı, erişim yetki matrisi, log kayıtları, sızma testi raporları ve tedarikçilerle imzalanan sözleşmeler, alınan idari ve teknik tedbirlerin ihlalden önce mevcut olduğunu göstermek için kullanılır. Belgelerin ihlal tarihinden sonra üretildiği izlenimi doğuran düzenlemelerden kaçınılmalı, tarihlendirme zinciri korunmalıdır.
Sulh Yoluna Gitmek ile Dava Açmak
İlgili kişilerin ayrıca tazminat talebiyle başvurması halinde, kurumun önünde iki ayrı hat oluşur: idari yaptırıma karşı yargı yolu ve bireysel taleplerin karşılanması. Bireysel taleplerde sulh yoluyla çözüm, hem dosya sayısını hem itibar riskini azaltabilir; ancak yapılan ödemenin ihlalin kabulü şeklinde okunmaması için mutabakat metninin dikkatle kaleme alınması gerekir. İdari yaptırıma karşı dava açılıp açılmayacağı ise sadece tutara göre değil, gerekçedeki nitelendirmenin ileride tekrar edebilecek denetimlerde yaratacağı etkiye göre kararlaştırılmalıdır.
Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır. Ceza kararının gerekçesi ve kurumun teknik altyapısı sonucu değiştirebileceğinden, itiraz kararı verilmeden önce dosyanın hukuki ve teknik yönden birlikte incelenmesi yerinde olur.