Kişisel verilerin hukuka aykırı biçimde işlenmesi veya bir ihlal olayına konu olması halinde, süreç doğrudan şikayetle başlamaz. 6698 sayılı Kanun, önce veri sorumlusuna başvurulmasını öngören kademeli bir yapı kurar; bu sıranın atlanması başvurunun esasa girilmeden sonuçlanmasına yol açabilir.
Kademeli başvurunun mantığı
İlgili kişi taleplerini yazılı olarak veya Kurulun belirlediği yöntemlerle veri sorumlusuna iletir. Veri sorumlusunun cevabı yetersizse ya da kanunda öngörülen süre içinde yanıt verilmezse Kurula şikayet yolu açılır. Bu nedenle ilk başvurunun tarihi ve iletildiği kanal, dosyanın en kritik kaydıdır.
Talebin içeriği ne kadar netse, cevap da o kadar bağlayıcıdır
- Hangi verinin, hangi tarihten beri işlendiği
- İşlemenin hukuki sebebine ilişkin bilginin talep edilmesi
- Verinin aktarıldığı üçüncü kişilerin sorulması
- Silme, yok etme veya düzeltme taleplerinin ayrı ayrı yazılması
- Otomatik sistemlerle yapılan analiz varsa buna itiraz
İhlal olayında delilin kaynağı çoğu zaman karşı taraftadır
Veri güvenliğine ilişkin tedbirlerin alındığını ortaya koyma yükü veri sorumlusundadır. İlgili kişi bakımından ise ihlalin kendisini etkilediğini gösteren kayıtlar önem taşır: gelen ihlal bildirimi metni, kamuya yapılan duyuru, verinin üçüncü kişilerde göründüğüne dair ekran kayıtları ve bu nedenle uğranan somut zararın belgeleri.
İdari süreç ile tazminat talebi aynı şey değildir
Kurul tarafından yürütülen inceleme sonucunda idari yaptırım uygulanması, kişinin uğradığı zararın karşılanması anlamına gelmez. Maddi ve manevi zararın tazmini genel hükümlere göre ayrıca talep edilir. Veri sorumlusu ile yapılacak bir uzlaşma görüşmesinde, verilen taahhüdün yalnızca teknik düzeltmeyi mi yoksa tazminatı da mı kapsadığı yazılı olarak ayrıştırılmalıdır. İçeriğin internette yayılması söz konusuysa 5651 sayılı Kanun kapsamındaki yollar da gündeme gelebilir.
Dosya düzeni önerisi
- Başvuru ve cevap yazışmaları tarih sırasıyla numaralandırılır.
- Her talep kalemi için karşı tarafın cevabı eşleştirilir.
- Süreler tek bir takvimde izlenir.
- Şikayet dilekçesine eklenecek belgeler dizinlenir.
Burada anlatılanlar genel bilgilendirme niteliğindedir. Verinin türü, işleme amacı ve veri sorumlusunun statüsü izlenecek yolu değiştirebilir; ciddi ihlallerde uzmanlaşmış hukuki değerlendirme almanız uygun olur.