Bir veri ihlali öğrenildiğinde ilgili kişinin en somut talebi çoğu zaman aynıdır: ihlale konu kayıtların silinmesi ya da yok edilmesi. Bu talebin sonuç doğurup doğurmaması, içeriğinden çok hangi sırayla ve hangi zaman aralığında ileri sürüldüğüne bağlıdır. 6698 sayılı KVKK, ilgili kişiye önce veri sorumlusuna yazılı başvuru, ardından Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyet yolunu açar. Bu sıra bozulduğunda talep esastan hiç incelenmeden usulden karşılıksız kalabilir.
İhlalin Öğrenilmesinden Talebe Uzanan Zaman Çizgisi
Takvimin başlangıç noktası, ihlalin gerçekleştiği an değil ilgili kişinin durumu öğrendiği andır. Veri sorumlusunun gönderdiği ihlal bildirim e-postası, bir basın açıklaması veya üçüncü kişiden gelen uyarı bu anı işaretler. Bildirimin ekran görüntüsü, gelen kutusundaki tarih bilgisi ve varsa Kurul'un kamuoyu duyurusu ilk dosya kayıtları olarak saklanmalıdır. Öğrenme anı belgelenmezse, sonradan sürenin geçtiği yönünde ileri sürülecek itirazlara karşı verilecek cevap zayıflar.
Talebi Doğru Adlandırmak: Silme, Yok Etme, Anonimleştirme
Uygulamada üç ayrı sonuç aynı kelimeyle isteniyor ve bu, cevabın da bulanıklaşmasına yol açıyor. Silme, verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini; yok etme, verinin bulunduğu ortamla birlikte geri döndürülemez biçimde ortadan kaldırılmasını; anonim hale getirme ise kimliği belirli bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilmesini anlatır. Yedeklerde, log kayıtlarında ve 5651 sayılı Kanun kapsamında tutulan trafik verilerinde farklı sonuçlar doğabileceği için, talep her ortam bakımından ayrı ayrı yazılmalıdır.
Başvuruyu Usulden Sakat Bırakan Noktalar
- Talebin veri sorumlusuna değil, doğrudan Kurul'a yöneltilmesi
- Başvurunun kimlik doğrulaması yapılamayacak bir kanaldan gönderilmesi
- Hangi verinin, hangi ortamda silinmesinin istendiğinin belirtilmemesi
- Gönderim tarihini kanıtlayan bir kayıt bırakılmaması
- Verilen cevabın sadece okunup dosyaya konması, itiraz takviminin kurulmaması
Şikâyet Aşamasının Takvime Bağlanması
Veri sorumlusunun cevabı olumsuzsa, yetersizse veya kanuni süre içinde hiç cevap gelmemişse şikâyet yolu açılır. Bu noktada iki ayrı sayaç birlikte işler: cevabın tebliğinden itibaren işleyen süre ile başvurunun cevapsız kalması halinde işlemeye başlayan süre. Dosyada tek bir tablo tutmak, hangi sayacın önce dolduğunu görmeyi kolaylaştırır. Zararın devam ettiği hallerde tazminat talebinin genel mahkemede ayrıca ileri sürüleceği de bu tabloya not düşülmelidir.
Dosya Kapatılmadan Önce
Silme kararı alınsa bile uygulamanın fiilen yapılıp yapılmadığı denetlenmelidir; arama motoru önbelleği ve yedek ortamlar çoğu zaman geride kalır. Buradaki açıklamalar genel nitelikte bir çerçeve sunar; ihlalin kapsamı, veri kategorisi ve veri sorumlusunun yapısı takvimi değiştirebileceğinden, dosyanızın kendi koşulları için hukuki değerlendirme alınması yerinde olur.