Bir veri ihlali öğrenildiğinde ilgili kişinin en çok zaman kaybettiği nokta, verisinin nerede ve kim tarafından işlendiğini netleştirmeden talep göndermesidir. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin 6698 sayılı KVKK sistemi, silme ve yok etme talebini iki katmanlı kurgular: önce veri sorumlusu, ardından denetim mercii. Bu sıralamanın atlanması, esasa hiç girilmeden dosyanın usulden kapanmasına yol açar.
İhlalin Öğrenilme Anını Belgelemek
Süre hesabının başlangıcı, ihlalin gerçekleştiği tarih değil ilgili kişinin ihlali öğrendiği tarihtir. Bu nedenle ilk iş, öğrenme anını sabitleyen bir kayıt oluşturmaktır: veri sorumlusundan gelen bildirim e-postası, Kurumun kamuoyu duyurusu ekranı ya da verinin üçüncü kişide görüldüğü sayfanın zaman damgalı görüntüsü. Öğrenme tarihi belgelenmediğinde, karşı taraf başvurunun geç yapıldığını ileri sürdüğünde ispat yükü sizde kalır.
Talebin Muhatabı Kim: Veri Sorumlusu mu, Veri İşleyen mi
Uygulamada en sık görülen yanlış muhatap tercihi, verinin fiilen barındırıldığı hizmet sağlayıcıya, yani veri işleyene başvurulmasıdır. Silme ve yok etme yükümlülüğünün asıl adresi, işleme amacını ve vasıtalarını belirleyen veri sorumlusudur. Şirketler grubu, bayi ağı veya çağrı merkezi üzerinden toplanan verilerde muhatabı ayırt etmek için aydınlatma metni ve veri sorumluları sicil kaydı birlikte okunmalıdır. Yanlış muhataba yapılan başvuru, kanuni cevap süresini başlatmaz.
Silme, Yok Etme ve Anonim Hale Getirme Ayrımı
Talep metninde hangi işlemin istendiği açıkça yazılmalıdır. Yedeklerde tutulan kayıtlar için sistemden geri döndürülemez biçimde çıkarma, fiziki evrak için okunamaz hale getirme, istatistiki amaçla saklanacak kayıtlar için kimlik bağının koparılması istenir. Talep ölçülebilir yazılmadığında veri sorumlusu genel bir cevapla yetinir ve dosya ilerlemez.
İkinci Aşama: Şikâyet Yolu ve Paralel Başvurular
- Veri sorumlusundan cevap gelmemesi veya cevabın yetersiz olması halinde denetim merciine şikâyet yolu açılır.
- Verinin internette yayımlandığı durumlarda 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik çıkarma ve erişim engeli yolu ayrı bir hattır; şikâyet başvurusunun sonucu beklenmeden işletilebilir.
- İhlal aynı zamanda bir suç oluşturuyorsa, ceza soruşturması için başvurulacak makam yine ayrıdır; idari şikâyet bu yolun yerine geçmez.
Dosyayı Zayıflatan Usul Hataları
- Başvurunun kimlik doğrulaması yapılmayan bir kanaldan gönderilmesi.
- Hangi verinin, hangi kayıt ortamında silinmesinin istendiğinin belirtilmemesi.
- Cevap süresinin takvime bağlanmaması ve şikâyet penceresinin sessizce kapanması.
- Zararın maddi karşılığına ilişkin tazminat talebinin hiç kurgulanmaması.
Bu yazı yalnızca genel bilgilendirme sunar. Veri kategorisi, işleme şartı ve ihlalin kapsamı her dosyada farklı sonuç doğurabileceğinden, başvuru öncesinde dosyanızın özelinde hukuki değerlendirme almanız yerinde olur.