Kişisel verilerin işlenmesinde ilk adım rıza değil, aydınlatmadır. 6698 sayılı KVKK, veri sorumlusuna verinin elde edilmesi sırasında ilgili kişiyi bilgilendirme yükümlülüğü yükler; 5651 sayılı Kanun ise internet ortamındaki kayıtlar bakımından ayrı bir çerçeve çizer. Bu rehber, hem aydınlatmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını denetlemek hem de başvuru ve şikâyet sürelerini kaçırmamak için hazırlanmıştır.
Aydınlatmanın Zamanı ve İspatı
Aydınlatma, veri elde edilmeden önce ya da elde edildiği sırada yapılmalıdır; işleme başladıktan sonra yapılan bilgilendirme yükümlülüğü karşılamaz. İspat yükü veri sorumlusundadır. Bu nedenle metnin yalnızca hazırlanmış olması yetmez; kime, hangi kanalla ve hangi tarihte sunulduğunun kayıt altına alınması gerekir. Aydınlatma ile açık rıza metninin tek bir belgede birleştirilmesi, uygulamada sıkça eleştirilen bir tercihtir.
Metnin İçerik Denetimi
- Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliğinin açıkça belirtilmesi
- Verilerin hangi amaçla işleneceğinin genel ifadelerle değil somut olarak yazılması
- Aktarım yapılacaksa alıcı gruplarının ve aktarım amacının gösterilmesi
- Toplama yönteminin ve dayanak alınan hukuki sebebin belirtilmesi
- İlgili kişinin sahip olduğu hakların anlaşılır bir dille sayılması
Önce Veri Sorumlusuna Başvuru
İlgili kişinin doğrudan Kurula gitmesi kural olarak mümkün değildir. Önce veri sorumlusuna yazılı başvuru yapılması, veri sorumlusunun ise talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırması gerekir. Başvurunun ulaştığını gösteren kayıt, sonraki aşamanın süresini başlatan belge olduğu için özenle saklanmalıdır.
Şikâyet Süresini Kaçırmamak
Başvuru reddedilir, verilen cevap yetersiz bulunur veya süresinde cevap verilmezse, ilgili kişi cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir. Bu süreler hak düşürücü niteliktedir; veri sorumlusuyla yazışmayı uzatarak çözüm arayan ilgili kişiler çoğu zaman bu nedenle şikâyet hakkını kaybeder.
Veri Sorumlusu Tarafında Kontrol Listesi
- Başvuru kanallarının duyurulması ve gelen taleplerin tek bir kayıt defterinde izlenmesi
- Otuz günlük cevap süresinin talebin ulaştığı tarihe göre hesaplanması
- Cevapta talebin hangi kısmının kabul, hangi kısmının reddedildiğinin gerekçelendirilmesi
- İşleme envanteri ile aydınlatma metninin düzenli olarak karşılaştırılması
- Veri ihlali durumunda bildirim yükümlülüğünün gecikmeksizin yerine getirilmesi
Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır. Kişisel veri uyuşmazlıklarında hem süreler kısa hem de ispat düzeni tarafların sıfatına göre değiştiğinden, başvuru veya cevap yazmadan önce hukuki değerlendirme alınması yerinde olur.