Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine kayıt ve bildirim yükümlülüğünün ihlali, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında idari para cezasıyla karşılaşılan başlıklardan biridir. Ceza tebliğ edildiğinde şirketlerin en sık düştüğü hata, iç yazışmalarla vakit kaybederken itiraz süresini tüketmektir. Bu rehber, tebligattan itibaren atılacak adımları ve merci seçimindeki riski ele alıyor.
Tebligat kime, nereye yapıldı
İtiraz süresi tebliğ ile işlemeye başlar. Kayıtlı elektronik posta adresine yapılan tebligatlarda sürenin başlangıcı, mevzuattaki kurala göre belirlenir ve kutunun ne zaman açıldığından bağımsız olabilir. Bu nedenle KEP kutusunun sorumlu bir kişi tarafından düzenli izlenmesi, cezanın kendisinden bağımsız bir risk yönetimi konusudur. Şirket merkezinin taşınmış olması ve ticaret sicilinde adresin güncellenmemesi de sürenin fark edilmeden dolmasına yol açar.
İtiraz mercii: doğrulanmadan dilekçe yazılmamalı
İdari para cezalarına karşı başvurulacak merci, dayanak kanunun kendi hükmüyle belirlenir ve bu konuda mevzuatta değişiklik yapılmış olabilir. Yanlış mercie yapılan başvuru, doğru mercideki süreyi kural olarak durdurmaz; bu da esasa hiç girilmeden hak kaybı anlamına gelir. Bu nedenle ilk adım, karar metninin sonunda yer alan başvuru yolu bilgisini kanunun yürürlükteki hâliyle karşılaştırmaktır. Karar metniyle mevzuat arasında uyumsuzluk varsa, ihtiyat gereği süre içinde hareket edilmelidir.
Esasa ilişkin savunmayı hangi başlıklar taşır
- Kayıt yükümlülüğünden istisna kapsamında olunduğu: çalışan sayısı, mali bilanço veya faaliyet türü ölçütleri.
- Bildirimin süresinde yapıldığı ancak sistem kaynaklı hata olduğu: ekran görüntüleri ve başvuru referans numaraları.
- Veri sorumlusu sıfatının bulunmadığı, ilgili faaliyette veri işleyen konumunda olunduğu.
- Cezanın miktar bakımından fiilin ağırlığı ve kusurla orantısız olduğu.
- Aynı fiil için mükerrer ceza uygulandığı.
Ceza sonrası uyum: ikinci cezayı önleyen kısım
İtiraz yoluna gitmek, yükümlülüğün yerine getirilmemeye devam edilmesini haklı kılmaz. Süreç devam ederken kayıt tamamlanmalı, veri envanteri güncellenmeli, aydınlatma metinleri ve saklama imha politikası gözden geçirilmelidir. Uyumun geç de olsa sağlandığını gösteren belgeler, sonraki denetimlerde ve miktar değerlendirmesinde dosyaya olumlu yansıyabilir.
Dilekçeyi göndermeden önceki son okuma
Karar tarihi ve tebliğ tarihi ayrı ayrı yazıldı mı, karar numarası doğru aktarıldı mı, ekler dilekçedeki iddia sırasıyla numaralandı mı, tüzel kişiyi temsile yetkili kişinin imza sirküleri eklendi mi. Bu dört kontrol, usulden ret sebeplerinin büyük kısmını kapatır.
Veri koruma mevzuatı sık güncellenmektedir. Cezaya konu fiilin tarihinde yürürlükte olan hükümler ile başvuru anındaki hükümlerin birlikte değerlendirilmesi için hukuki destek alınması yerinde olur.