VERBİS kaydı, çoğu kurumda bir kez doldurulup unutulan idari bir form gibi görülür. Oysa bu kayıt, veri sorumlusunun kendi beyanıdır ve bir denetim ya da şikâyet hâlinde ilk karşılaştırma kaynağıdır: sicilde beyan edilen saklama süresi ile fiilen tutulan veri arasındaki fark, tek başına yükümlülük ihlali göstergesine dönüşür. Bu rehber, 6698 sayılı KVKK ve 5651 sayılı Kanun uygulamasında VERBİS beyanı ile silme–yok etme süreçlerinin nasıl uyumlulaştırılacağını ele alır.
Beyan ile Gerçeğin Örtüşmesi
Sicile girilen her satır bir taahhüttür. Beyanda "işten ayrılmadan sonra belirli bir süre saklanır" denmiş ancak eski çalışan kayıtları yıllardır sistemde duruyorsa, ihlal tespiti için ayrıca teknik inceleme gerekmez. Bu nedenle sicil beyanı, saklama ve imha politikası ile veri envanteri arasında satır satır eşleştirme yapılmalıdır.
Kayıt Yükümlülüğü Kimde?
- Yükümlülüğün kapsamı; çalışan sayısı, yıllık mali bilanço ve ana faaliyet konusunun özel nitelikli veri işlemeyi gerektirip gerektirmediği gibi ölçütlere göre belirlenir.
- Yurt dışında yerleşik veri sorumlularının Türkiye'deki temsilci üzerinden kayıt yaptırması gerekir.
- İstisna kapsamında olmak, envanter ve imha politikası tutma gereğini ortadan kaldırmaz; yalnızca sicile kayıt yükümlülüğünü etkiler.
- Faaliyet konusu, işlenen veri kategorisi veya aktarım yapılan taraflar değiştiğinde sicil bilgisi güncellenmelidir.
Periyodik İmha Takvimini Kurmak
- Her veri kategorisi için saklama süresi, dayanağıyla birlikte yazılır: kanuni saklama süresi, zamanaşımı süresi ya da işleme amacının ortadan kalkması.
- Sürenin başlangıç anı tanımlanır; "sözleşmenin sona ermesi" gibi bir olaya bağlanan süreler için tetikleyici kayıt belirlenir.
- İmha işlemleri düzenli aralıklarla yapılır ve her turda imha tutanağı düzenlenir.
- Yedekler, log kayıtları ve arşiv ortamı ayrıca ele alınır; canlı sistemden silinen verinin yedekte kalması eksik silme sayılır.
- İşleyen taraflarla yapılan sözleşmelere, veri sorumlusunun talimatıyla imha yükümlülüğü açıkça eklenir.
Süre Kaybının Doğduğu Anlar
Kayıt yükümlülüğü bakımından iki farklı takvim aynı anda işler. Birincisi, ilgili kişiden gelen silme talebine cevap verilmesi için tanınan süredir; bu süre içinde cevap verilmemesi, şikâyet yolunu açar. İkincisi, Kurul tarafından yapılan bir bilgi/belge talebine veya karara uyum için verilen süredir; bu sürelerin kaçırılması ayrı yaptırım sebebi oluşturur. Kurul kararlarına karşı idari yargıda dava açma süresi de kısadır ve kararın tebliğinden itibaren işler.
Denetime Hazır Bir Dosyanın İçeriği
Bir inceleme başladığında hazır olması gereken belgeler şunlardır: güncel veri envanteri, saklama ve imha politikası, aydınlatma metinlerinin sürüm geçmişi, açık rıza alınan süreçlerin listesi, imha tutanakları, veri işleyen sözleşmeleri, yurt dışı aktarım varsa dayanağı ve ihlal bildirimlerine dair kayıtlar. Bu belgelerin tarih ve sürüm bilgisi taşıması, uyumun kâğıt üzerinde değil fiilen sürdürüldüğünü göstermenin en somut yoludur.
Yukarıdaki açıklamalar genel bilgilendirme niteliğindedir; kurumun büyüklüğü ve işlediği veri türü yükümlülükleri değiştirir. Sicil beyanınız ile fiilî durumunuz arasında fark görüyorsanız, düzeltmeyi bir denetim beklemeden yaptırmanız yerinde olur.