Kişisel verilerin işlenmesinde aydınlatma yükümlülüğü, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında veri sorumlusunun ilk ve temel ödevidir. Bu yükümlülüğün ihlal edildiğini düşünen ilgili kişinin en sık yaptığı hata, doğrudan Kurula şikâyette bulunmaktır. Oysa kanun önce veri sorumlusuna başvurmayı öngörür; bu sıra atlandığında şikâyet usulden değerlendirme dışı kalabilir.
İhlali Somutlaştırmak: Neyin Eksik Olduğunu Yazın
Aydınlatma metninin varlığı tek başına yeterli değildir. Metnin; verilerin hangi amaçla işlendiğini, hukuki sebebini, kimlere aktarılacağını ve toplama yöntemini anlaşılır biçimde açıklaması beklenir. Başvuru dilekçenizde aydınlatma yapılmadı demek yerine, hangi unsurun eksik olduğunu ve bunun sizin açınızdan hangi belirsizliği doğurduğunu göstermek, dosyanızı somutlaştırır. Kalıplaşmış bir metnin altına atılan onayın, gerçekte hangi işlemeyi kapsadığı da ayrıca tartışılabilir.
Veri Sorumlusuna Başvuruda Şekil
- Başvuru yazılı olarak veya Kurulun belirlediği yöntemlerle yapılmalıdır
- Kimlik bilgileri ve tebligata esas adres eksiksiz yazılmalıdır
- Talep açık uçlu değil, sonuç odaklı formüle edilmelidir: bilgi verilmesi, silinmesi, aktarımın bildirilmesi
- Başvurunun ulaştığı tarihi kanıtlayacak bir kayıt saklanmalıdır
- Aynı dilekçede birden fazla talep varsa numaralandırılmalıdır
Cevap Süresi ile Şikâyet Süresi Arasındaki Bağ
Veri sorumlusunun kanunda öngörülen süre içinde başvuruyu sonuçlandırması gerekir. Cevap verilmemesi veya verilen cevabın yetersiz bulunması hâlinde Kurula şikâyet yolu açılır ve bu şikâyet için de sınırlı bir süre öngörülmüştür. Buradaki risk şudur: veri sorumlusuyla e-posta trafiği aylarca sürerken, şikâyet süresi sessizce işler. Yazışmayı sürdürmek istiyorsanız bile, süre takvimini ayrı tutmak gerekir.
Şikâyet Dilekçesinde Aranan Yapı
- Veri sorumlusuna yapılan başvurunun tarihi ve içeriği özetlenir.
- Alınan cevap veya cevapsızlık belgeleriyle birlikte ortaya konur.
- İhlal edilen yükümlülük tek tek gösterilir.
- Talep edilen sonuç açıkça belirtilir.
- Ekler numaralı ve sıralı biçimde sunulur.
İdari Yol ile Tazminat Yolunu Karıştırmamak
Kurula yapılan şikâyet, veri sorumlusu hakkında idari bir denetim başlatır; kişisel zararınızın tazmini bu yolun kendiliğinden sonucu değildir. Uğranılan zararın giderilmesi için genel hükümlere dayanan ayrı bir talep gündeme gelebilir. Bazı hâllerde ise içeriğin yayından kaldırılması bakımından 5651 sayılı Kanun kapsamındaki yollar ayrıca değerlendirilir. Bu üç yolun süreleri ve muhatapları birbirinden bağımsızdır.
Veri Sorumlusu Tarafında Hazırlık
Kendisine başvuru ulaşan işletmeler için en güvenli yaklaşım, süre dolmadan gerekçeli bir cevap üretmektir. Sessiz kalmak, incelemede aleyhe değerlendirilebilecek bir tutumdur. İşleme envanteri, saklama süreleri ve aktarım kayıtlarının güncel tutulması, cevabın kısa sürede hazırlanabilmesini sağlar.
Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Veri işleme faaliyetinizin kapsamı ve başvurunuzun içeriği sonucu etkileyebileceğinden, süreç başlamadan önce hukuki görüş almanız yararlı olur.