Kişisel verilere ilişkin talepler, doğru adımla başlamadığında usulden reddedilir. Bu rehber, VERBİS yükümlülükleri ile ilgili kişinin başvuru süresi takvimini birlikte ele alarak hak kaybı riskini azaltmayı amaçlar.
Önce Veri Sorumlusuna Başvuru
6698 sayılı Kanun, ilgili kişinin doğrudan Kurula gitmesini değil, önce veri sorumlusuna başvurmasını öngörür. Bu adım atlandığında şikayet incelenmeden iade edilir ve değerli zaman kaybedilir. Başvurunun yazılı olarak veya Kurulun belirlediği yöntemlerle yapılması, kimliği doğrulanabilir biçimde iletilmesi gerekir. VERBİS kayıtları burada pratik bir işlev görür: veri sorumlusunun kimliği, irtibat kişisi ve tebligat adresi bu kayıttan doğrulanabilir.
Otuz ve Altmış Günlük İkili Yapı
Veri sorumlusu, başvuruyu talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Başvuru reddedilir, verilen cevap yetersiz bulunur veya süresinde cevap verilmezse, ilgili kişi cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her halde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikayette bulunabilir. Bu iki sürenin birlikte işlediği gözden kaçtığında, cevap beklenirken üst süre dolabilir. Bu nedenle başvuru tarihi ile birlikte üst sürenin son günü de aynı anda takvime işlenmelidir.
Başvuru Metninde Bulunması Gerekenler
- Ad soyad, imza ve kimlik doğrulamayı sağlayacak bilgiler
- Tebligata esas adres ve varsa elektronik posta adresi
- Talebin konusu: bilgi talebi, düzeltme, silme veya aktarılan üçüncü kişilere bildirim
- Talebe dayanak oluşturan bilgi ve belgeler
- Verinin hangi işleme faaliyetiyle ilgili olduğuna dair açıklama
VERBİS Kaydı Neyi Değiştirir
Sicile kayıt yükümlülüğü, veri sorumlusunun işleme envanterini görünür kılar. Envanterdeki amaç, hukuki sebep, saklama süresi ve aktarım bilgileri, ilgili kişinin talebinin yerinde olup olmadığını değerlendirmede doğrudan kullanılır. Kayıt yükümlülüğünün ihlali ayrı bir idari yaptırım konusudur ve bu yaptırım ilgili kişinin talebini karşılamaktan bağımsızdır. Kurum tarafından verilen idari para cezalarına karşı başvuru yolu ve süresi de ayrıca dikkat gerektirir.
Sık Yapılan Dört Hata
- Kimliği doğrulanamayan e-posta ile başvuru yapılması ve cevabın bu nedenle verilmemesi
- Talebin hangi veriye ilişkin olduğunun belirtilmemesi
- Cevap beklenirken altmış günlük üst sürenin kaçırılması
- Silme talebiyle birlikte, verinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirim isteminin unutulması
Buradaki açıklamalar genel çerçeveyi anlatır; talebin türüne göre değerlendirme değişebilir. Başvurunuzu gönderdiğiniz günü ve cevabın ulaştığı tarihi kayda geçirip, süre hesabını gerektiğinde bir hukukçuyla doğrulamanız yerinde olur.