Kişisel verilerin işlenmesinde aydınlatma yükümlülüğü, rızadan ve diğer işleme şartlarından bağımsız olarak yerine getirilmesi gereken bir yükümlülüktür. 6698 sayılı Kanun bu yükümlülüğün ihlali hâlinde ilgili kişiye doğrudan Kurula gitme değil, önce veri sorumlusuna başvurma yolunu gösterir. Sıranın atlanması başvurunun usulden reddine yol açar ve arada geçen süre çoğu zaman geri kazanılmaz.
Önce Veri Sorumlusuna Başvuru
İlgili kişi taleplerini yazılı olarak veya Kurulun belirlediği diğer yöntemlerle veri sorumlusuna iletir. Başvuruda kimlik bilgileri, talebin konusu ve varsa ihlale ilişkin belgeler yer almalıdır. Veri sorumlusu talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Bu tarih, sonraki adımın hesabında esas alınacağı için başvurunun ulaştığı günün belgelenmesi gerekir.
Otuz ve Altmış Günlük Çifte Takvim
Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde ilgili kişi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunur. İki süre birlikte işlediğinden, cevap gecikirse altmış günlük dış sınırın gözden kaçırılmaması gerekir. Bu, uygulamada en sık hak kaybı doğuran noktadır.
Aydınlatma İhlalini Belgelemek
- Verinin toplandığı ekranın veya formun tarihli kaydı
- Metnin hangi aşamada gösterildiğine ilişkin akış kaydı
- Rıza ile aydınlatmanın tek bir kutuda birleştirilip birleştirilmediği
- Aydınlatma metninde aktarım ve saklama süresi bilgisinin yer alıp almadığı
Şikâyet Dilekçesinin Kurgusu
- Veri sorumlusu ve işlenen veri kategorileri açıkça tanımlanır.
- Başvuru ve cevap tarihleri kronolojik olarak sıralanır.
- Yükümlülüğün hangi unsurunun eksik bırakıldığı tek tek gösterilir.
- Talep, ihlalin giderilmesi bakımından ölçülebilir biçimde yazılır.
Aydınlatma ihlali ile hukuka aykırı veri işleme iddiası birbirinden ayrı değerlendirildiğinden, dilekçede bu iki başlığın karıştırılmaması dosyanın incelenmesini kolaylaştırır.
Veri Sorumlusu Tarafında Hazırlık
Kuruma cevap veren tarafın da kendi takvimi vardır. Otuz günlük cevap süresi içinde talebin hangi veri işleme faaliyetine ilişkin olduğunun tespiti, ilgili birimden bilgi alınması ve cevabın kayıt altına alınması gerekir. Cevapsız bırakılan bir başvuru, esasen hukuka uygun yürüyen bir faaliyeti dahi incelemeye açık hâle getirir.
Hatırlatma
Buradaki bilgiler genel niteliktedir. Veri işleme faaliyetinin yapısı ve veri sorumlusunun cevabı sürecin seyrini değiştirebileceğinden, şikâyet öncesinde belgeleriniz üzerinden ayrı bir değerlendirme yaptırmanız yerinde olur.