Kişisel veri uyuşmazlıklarında iki taraf da benzer bir hata yapar: ilgili kişi doğrudan Kurula başvurur, veri sorumlusu ise ceza tebliğ edilene kadar dosyayı hazırlamaz. Oysa 6698 sayılı Kanun net bir sıra öngörür ve bu sıra atlandığında başvuru usulden sonuçsuz kalır.
Önce Veri Sorumlusu, Sonra Kurul
KVKK kapsamında ilgili kişinin şikâyet yoluna gidebilmesi için önce veri sorumlusuna yazılı başvuru yapması gerekir. Veri sorumlusu başvuruyu kanunda öngörülen süre içinde cevaplamak zorundadır; cevap verilmemesi veya cevabın yetersiz bulunması halinde Kurula şikâyet süresi başlar. Bu süre, cevabın öğrenildiği tarihe bağlı olarak işlediğinden, veri sorumlusunun cevabının hangi gün ulaştığı kayıt altına alınmalıdır.
Başvuru dilekçesinde bulunması gerekenler
- Talebin hangi hakka dayandığı (bilgi talebi, silme, düzeltme, aktarımın bildirilmesi)
- Verinin hangi işleme faaliyetiyle ilgili olduğu
- Kimlik teyidini sağlayacak bilgiler ve tebligata elverişli adres
- Başvurunun ulaştığı tarihi gösteren kayıt
Aydınlatma Metni Neden Ceza Sebebi Olur
Aydınlatma yükümlülüğü, rıza alınmasından ayrı ve ondan önce gelen bir yükümlülüktür. Uygulamada en sık rastlanan eksiklikler, aydınlatma metninin açık rıza metniyle tek bir onay kutusunda birleştirilmesi, aktarım yapılan taraf kategorilerinin belirtilmemesi ve saklama sürelerinin yazılmamasıdır. Web sitesi üzerinden veri toplanıyorsa, 5651 kapsamındaki trafik kaydı yükümlülükleriyle aydınlatma metninin birbirini tamamlaması beklenir.
Ceza Tebliğ Edildiğinde Ne Yapılmalı
İdari para cezası kararında yalnızca tutar değil, hangi yükümlülüğün ihlal edildiği de yazılıdır ve savunma bu gerekçe üzerine kurulur. Karar tebliğ edildiğinde tebliğ tarihi hemen kayda geçirilmeli, itiraz merci ve süresi yürürlükteki düzenleme üzerinden teyit edilmelidir. Bu konudaki usul kuralları değişikliğe uğrayabildiğinden, önceki dosyalardan hatırlanan bir süreyle hareket etmek risklidir.
Savunmayı Güçlendiren Kayıtlar
Veri envanteri, işleme amaçlarını gösteren tablolar, imha politikası ve teknik tedbirlere ilişkin log kayıtları, ihlalin sistematik olmadığını göstermek bakımından değerlidir. Bu belgeler ceza sonrası hazırlandığında ikna gücü düşer; ihlal bildirimi anında mevcut olması beklenir.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır. Veri işleme faaliyetinizin kapsamı ve kararın gerekçesi izlenecek yolu değiştirebileceğinden, itiraz süresi işlerken hukuki destek almanız yerinde olur.