Kişisel verilerin işlenmesinde ilk ve en görünür yükümlülük aydınlatmadır. Uygulamada idari para cezalarının önemli bir kısmı da bu basit görünen yükümlülüğün eksik yerine getirilmesinden doğar. KVKK ve 6698 sayılı Kanunun sistematiği ile 5651 sayılı Kanun kapsamındaki kayıt yükümlülükleri bir arada değerlendirildiğinde, hem ceza öncesi savunmanın hem de ceza sonrası itirazın takvimi baştan kurulmalıdır.
Aydınlatma Metni Neden Ceza Sebebi Olur
- Metnin yalnızca web sitesinde bulunması yeterli değildir; verinin toplandığı her kanalda ve toplama anında sunulmuş olması aranır.
- Aydınlatma ile açık rızanın tek bir metinde birleştirilmesi, rızayı sakatlayan yaygın bir hatadır.
- Aktarım yapılan taraflar ve aktarım amacı genel ifadelerle geçiştirildiğinde yükümlülük yerine getirilmiş sayılmaz.
- Veri kategorileri ile işleme amaçları arasındaki eşleşmenin gösterilmemesi, envanter ile metin arasında tutarsızlık doğurur.
İlgili Kişi Başvurusundan Şikâyete Giden Yol
İlgili kişi, doğrudan Kurula şikâyette bulunamaz; önce veri sorumlusuna başvurması gerekir. Veri sorumlusunun cevap vermesi için tanınan süre ile bu cevap üzerine ya da cevapsızlık halinde Kurula şikâyet için tanınan süre kanunda ayrı ayrı düzenlenmiştir. Veri sorumlusu açısından bu aşama savunmanın hazırlandığı en kritik dönemdir: başvuruya verilecek cevapta yapılan hatalı bir kabul, sonraki idari süreçte aleyhe delil hâline gelir. Veri ihlali bildirimi gereken hâllerde bildirimin gecikmesi ayrıca değerlendirilen bir husustur.
Yaptırıma İtirazda Yargı Yolunu Doğru Seçmek
Bu başlıkta uygulamada en çok hata yapılan nokta budur. Kurul tarafından verilen idari para cezalarına karşı başvurulacak yargı yolu mevzuat değişikliğiyle yeniden belirlenmiş ve idari yargı olarak düzenlenmiştir. Eski uygulamayı esas alarak sulh ceza hâkimliğine yapılan itirazlar görev yönünden reddedilir ve bu sırada dava açma süresi işlemeye devam eder. Ceza tebliğ edildiğinde yapılması gereken ilk iş, karar tarihinde yürürlükte olan hükmün ve buna bağlı başvuru süresinin teyit edilmesidir. Kurulun para cezası dışındaki kararlarına karşı ise idari yargı yolunun işletileceği zaten kabul edilmektedir.
Savunma Dosyasını Kurmak
- Veri işleme envanteri, saklama ve imha politikası ile kanal bazlı aydınlatma metinleri tarihli sürümleriyle birlikte arşivlenir.
- Aydınlatmanın hangi anda ve nasıl sunulduğunu gösteren ekran kayıtları ve sistem logları saklanır.
- Yaptırıma konu dönemde alınan teknik ve idari tedbirler belgelendirilir; sonradan yapılan iyileştirmeler ayrı bir başlıkta gösterilir.
- Şirket içinde konuya ilişkin sorumluluğun kimde olduğu ve eğitim kayıtları dosyaya eklenir.
Buradaki açıklamalar genel bilgi niteliğindedir. Mevzuatın bu alanda güncellenmeye açık olması nedeniyle, yaptırım bildirimi elinize ulaştığında yürürlükteki metnin kontrol edilmesi ve dosyanın uzman gözüyle incelenmesi önem taşır.