Kişisel verilerin hukuka aykırı biçimde işlendiğini veya bir ihlalden etkilendiğini öğrenen ilgili kişinin elindeki en somut araç, verinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini istemektir. Ancak bu talebin nereye ve hangi sırayla yapılacağı, sonucu doğrudan belirler. KVKK ve 6698 sayılı Kanun çerçevesinde kurulan sistem, iki aşamalı bir başvuru mantığına dayanır ve bu sıranın atlanması dosyanın esasa girilmeden dönmesine yol açar.
Önce Veri Sorumlusu, Sonra Kurul
Talebin muhatabı, veriyi işleyen veri sorumlusudur. Kurula doğrudan yapılan şikâyet, önceden veri sorumlusuna başvurulmadıysa usul yönünden karşılık bulmaz. Bu nedenle ilk adım, veri sorumlusunun aydınlatma metninde veya iletişim bilgilerinde gösterilen kanala yazılı başvurudur. Başvuruda kimliğin doğrulanabilir olması, talebin hangi veri kategorisine ilişkin olduğunun açıkça yazılması ve silme, yok etme ya da anonim hale getirme seçeneklerinden hangisinin istendiğinin belirtilmesi gerekir.
Talebi Ölçülebilir Yazmak
Genel ifadelerle yazılmış bir silme talebi, veri sorumlusunun kapsamı dar yorumlamasına açık kapı bırakır. Talep metninde şunlar somutlaştırılmalıdır:
- Hangi hizmet, üyelik veya işlem kapsamında verilerin toplandığı
- Silinmesi istenen veri kalemlerinin tek tek sayılması
- Verinin aktarıldığı üçüncü kişiler varsa, aktarımın da sonlandırılması talebi
- İşlemenin dayandığı hukuki sebebin ortadan kalktığına ilişkin açıklama
Bazı verilerin başka bir mevzuat gereği belirli bir süre saklanması zorunlu olabilir. Bu durumda talebin tamamı reddedilmemeli, saklama zorunluluğu bulunmayan kalemler yönünden ayrıştırma istenmelidir.
İhlal Bildirimi ile Silme Talebi Aynı Şey Değildir
Veri ihlali gerçekleştiğinde veri sorumlusunun Kurula ve ilgili kişilere bildirim yükümlülüğü vardır. Bu bildirim, ilgili kişinin silme talebinin yerine geçmez. İhlalden haberdar edilmiş olmak, verinin silindiği anlamına da gelmez. İki süreç ayrı ayrı takip edilmeli, ihlal bildiriminin içeriği de talep metnine dayanak olarak eklenmelidir.
Yanıt Beklenirken Takvimin Yönetimi
- Veri sorumlusuna başvuru tarihi ve iletim kanalı kayda geçirilir.
- Yanıt için mevzuatta öngörülen süre, güncel metinden teyit edilerek takvime işlenir.
- Yanıt gelmez veya yetersiz kalırsa Kurula şikâyet için tanınan süre hesaplanır.
- Şikâyet dilekçesine, ilk başvuru ve yanıt yazışması tam olarak eklenir.
- Ayrıca tazminat talebi düşünülüyorsa, bunun genel mahkeme yolu olduğu not edilir.
Kapanış
Bu alanda başvurunun içeriği kadar sırası da belirleyicidir; aşama atlandığında kaybedilen şey çoğu zaman haklılık değil zamandır. Metinde yer alan açıklamalar genel çerçeve sunar, güncel mevzuat metni ve olayın özellikleri farklı bir yol gerektirebilir. Talep hazırlanmadan önce dosyanın uzmanlık desteğiyle gözden geçirilmesi tavsiye edilir.