Veri sorumluları bakımından VERBİS kaydı yalnızca bir formalite değil, beyan edilen saklama sürelerinin sonradan denetlenebileceği bir taahhüt niteliğindedir. Kayıtta gösterilen süre ile fiilen uygulanan silme, yok etme ve anonim hale getirme pratiği örtüşmediğinde, inceleme sürecinde açıklanması güç bir çelişki doğar.
Kayıt ile İmha Yükümlülüğü Arasındaki Bağ
6698 sayılı Kanun kapsamında veri sorumluları, işleme amacının ortadan kalkması halinde kişisel verileri imha etmekle yükümlüdür. VERBİS'e girilen veri kategorileri, alıcı grupları ve azami saklama süreleri, bu yükümlülüğün nasıl yerine getirileceğinin dışa yansıyan halidir. Bu nedenle kayıt güncellemesi ile envanter çalışması aynı takvimde yürütülmelidir; envanteri güncellenmeden yapılan kayıt değişikliği eksik kalır.
Saklama ve İmha Politikasını Takvimleştirmek
- Her veri kategorisi için saklama süresinin dayanağı yazılır: mevzuattan doğan yükümlülük, sözleşme ilişkisi veya meşru amaç.
- Periyodik imha işlemlerinin hangi tarihlerde yapılacağı önceden belirlenir ve kayıt altına alınır.
- Yedek sistemler, arşivler ve üçüncü taraf hizmet sağlayıcılardaki kopyalar plana dahil edilir.
- İmha işleminin gerçekleştiğini gösteren tutanak ve sistem kayıtları saklanır.
- İlgili kişi talepleri için yanıt süresi ayrı bir izleme kalemi olarak tutulur.
İnceleme Başladığında Yazışma Disiplini
Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından bilgi ve belge istendiğinde, verilen sürede eksiksiz yanıt vermek esastır. Yanıtlar arasında tutarsızlık bulunması, tek başına bir eksiklikten daha ağır sonuç doğurabilir. Bu nedenle kuruma iletilecek her yazının, envanter ve VERBİS kaydıyla karşılaştırılarak gönderilmesi gerekir. Ek süre gerekiyorsa bu talep, sürenin dolmasından önce ve gerekçelendirilerek iletilmelidir.
Yaptırıma Karşı Başvurulacak Yol
- Kurul kararı veya idari yaptırım kararı tebliğ alındığında tarih hemen kaydedilir.
- Karar metnindeki başvuru yolu ve süre açıklaması esas alınır; bu alandaki mevzuat değiştiğinden eski dosyalardaki usul olduğu gibi tekrarlanmamalıdır.
- Başvuru dilekçesi, hem usule hem de tespitlerin maddi dayanağına yönelik itirazları birlikte içerir.
- Ödeme, taksitlendirme ve indirim seçeneklerinin başvuruya etkisi ayrıca değerlendirilir.
Son Not
Uyumluluk çalışması bir kerelik iş değil, güncellenen bir süreçtir; yeni bir sistem ya da hizmet sağlayıcı devreye girdiğinde envanterin yenilenmesi gerekir. Buradaki açıklamalar genel bilgi vermek amacıyla hazırlanmıştır ve kurumun büyüklüğü ile işlediği veri türüne göre yükümlülükler farklılaşacağından kuruma özgü inceleme yapılmalıdır.