6698 sayılı KVKK, ilgili kişiye doğrudan Kurula gitme değil, önce veri sorumlusuna başvurma yükümlülüğü getirir. Bu sıralama bir formalite değil, şikayetin incelenebilirlik şartıdır. VERBİS kayıtları ise bu aşamada iki işlev görür: doğru muhatabı bulmayı ve veri sorumlusunun beyan ettiği işleme amaçlarıyla fiili durumu karşılaştırmayı sağlar.
VERBİS Kaydını Delil Olarak Kullanmak
Sicile kayıtlı bilgiler arasında veri kategorileri, aktarılan alıcı grupları, saklama süreleri ve irtibat kişisi yer alır. Başvuru öncesinde bu kayıtların çıktısının alınması iki fayda sağlar: başvurunun kime yöneltileceği netleşir ve veri sorumlusunun sonradan vereceği cevapla sicildeki beyanı çelişiyorsa bu çelişki belgeye bağlanmış olur.
Süre Nerede Başlar, Nerede Biter?
İlgili kişinin veri sorumlusuna yazılı başvurusundan sonra veri sorumlusunun cevap vermesi için otuz günlük bir süre öngörülmüştür. Cevabın yetersiz görülmesi ya da hiç cevap verilmemesi hâlinde Kurula şikayet yolu açılır; şikayet için de cevabın öğrenilmesinden itibaren işleyen bir süre ile başvuru tarihinden itibaren işleyen bir üst süre birlikte gözetilir. Bu ikili yapı nedeniyle takvimde sadece tek bir tarih değil, üç tarih işaretlenmelidir: başvuru, cevap ve şikayet son günü.
Başvurunun Yapıldığını Kanıtlayan Kayıtlar
- Kayıtlı elektronik posta ile gönderim ve teslim raporu
- Noter aracılığıyla gönderilen bildirimin tebliğ şerhi
- Veri sorumlusunun sistemine kayıtlı e-posta adresinden gönderim ve okundu bilgisi
- Elden teslimde alındı kaşesi taşıyan dilekçe sureti
Çağrı merkezi üzerinden yapılan sözlü talepler, süre başlangıcını ispat bakımından zayıf kalır. Başvurunun içeriği kadar, hangi tarihte kime ulaştığı da ispat konusudur.
Yanlış Mercie Başvurunun İki Tipik Görünümü
Birincisi, veri sorumlusuna hiç başvurmadan doğrudan Kurula şikayette bulunmaktır; bu durumda şikayet esastan incelenmeden sonuçlanabilir ve geçen süre geri gelmez. İkincisi, aslında bir içerik kaldırma talebi olan durumun KVKK şikayetine dönüştürülmesidir; internet ortamındaki yayına ilişkin talepler 5651 sayılı Kanunun kendi usulüne tabidir. Tazminat talebi ise idari süreçte değil, hukuk mahkemesinde ileri sürülür.
Başvuru Metnini Güçlendiren Unsurlar
- Hangi kişisel verinin, hangi tarihte, hangi kanaldan işlendiğini somut olarak yazın.
- Talebi net seçin: bilgi verilmesi, düzeltme, silme, aktarımın bildirilmesi veya işlemeye itiraz.
- VERBİS beyanı ile fiili durum arasındaki farkı gösterin.
- Cevap süresinin dolduğu günü şimdiden takvime işleyin.
Yukarıdaki açıklamalar genel bilgilendirme niteliğindedir. Verinin türü, işleme şartı ve kurumsal yapı sonucu etkileyeceğinden, başvuru metninin gönderilmeden önce hukuki açıdan gözden geçirilmesi süre kaybını önler.