Kişisel verilerin korunmasına ilişkin uyuşmazlıklarda süreç, çoğu kez doğrudan şikâyetle değil, veri sorumlusuna yapılan bir başvuruyla başlar. 6698 sayılı Kanun ve ilgili düzenlemeler kapsamında bu sıralamaya uyulmaması, esasa hiç girilmeden başvurunun sonuçsuz kalmasına yol açar. Aşağıda hem ilgili kişi hem de veri sorumlusu açısından belge düzeni ele alınmaktadır.
Şikâyetten Önce Veri Sorumlusuna Başvuru Zorunluluğu
Kanun, ilgili kişinin talebini önce veri sorumlusuna iletmesini, cevap alamaması veya cevabı yetersiz bulması hâlinde kurula şikâyette bulunmasını öngörür. Bu nedenle dosyada üç tarih ayrı ayrı bulunmalıdır: başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarih, verilen cevabın tarihi ve şikâyetin yapıldığı tarih. Başvuru, veri sorumlusunun aydınlatma metninde duyurduğu kanaldan ve kaydı alınabilecek biçimde yapılmalıdır. Kanunda hem cevap verme hem de şikâyet için ayrı süreler öngörüldüğünden, bu tarihler arasındaki aralık takvimle takip edilmelidir.
VERBİS Kaydının Denetimde Delil Değeri
Sicile kayıt yükümlülüğü bulunan veri sorumluları bakımından, sistemde beyan edilen bilgiler ile fiilî uygulama arasındaki tutarlılık denetlenir. Beyanda yer alan veri kategorileri, saklama süreleri ve aktarım bilgileri; envanter, politika metinleri ve sözleşmelerle örtüşmelidir. Uyumsuzluk, tek başına bir ihlal iddiasından bağımsız olarak sorun doğurabilir. Bu nedenle kayıt güncellemesi, süreç değişikliğiyle eş zamanlı yapılmalıdır.
İhbar ile Şikâyet Arasındaki Fark
Yanlış merciye başvuru riski burada kavram karışıklığından doğar. Kendi verisiyle ilgili talebi olan kişi şikâyet yoluna başvurur ve bunun için ön başvuru şartı aranır. Buna karşılık üçüncü kişilerin verileriyle ilgili genel bir aykırılığı bildiren kişi ihbarda bulunur; ihbar farklı bir işleyişe tabidir ve ilgili kişiye özgü sonuçlar doğurmaz. Talebin niteliği baştan yanlış belirlendiğinde, süreler işlemeye devam ederken dosya beklemede kalabilir.
Kurul Kararına Karşı Yargı Yolu
Kurul kararlarına ve verilen idari para cezalarına karşı izlenecek yargı yolu, mevzuatta yapılan değişikliklerle güncellenmiştir. Bu nedenle başvurudan önce karar metnindeki başvuru yolu ve süre bildirimi mutlaka esas alınmalı, tebliğ tarihi kaydedilmelidir. Karar metninde bildirim eksikse bu durum ayrıca not edilmelidir.
Hazırlık Listesi
- Aydınlatma metni ve açık rıza kayıtları
- Veri işleme envanteri ve saklama imha politikası
- Veri sorumlusuna yapılan başvuru ile alınan cevabın örneği
- Aktarım yapılan taraflarla imzalanan sözleşmeler
- Teknik ve idari tedbirlere ilişkin kayıtlar
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır. Veri işleme faaliyetinin kapsamı ve tarafların sıfatı değerlendirmeyi değiştirebileceğinden, başvuru veya savunma hazırlığında hukuki destek alınması yerinde olur.