Kişisel verilerin korunmasında en sık tartışılan başlıklardan biri aydınlatma yükümlülüğüdür. KVKK ve 6698 sayılı Kanun ile 5651 sayılı Kanun ekseninde bakıldığında bu yükümlülük, veri işlemenin geçerliliğinden bağımsız ve kendi başına yerine getirilmesi gereken bir yükümlülüktür. Bu rehber, ispat yükünün nerede durduğuna ve şikayet yolunun usulüne odaklanır.
İspat Yükü Veri Sorumlusundadır
Aydınlatmanın yapıldığını ortaya koymak veri sorumlusuna düşer. Bu nedenle metnin varlığı tek başına yeterli değildir; ilgili kişiye hangi anda ve hangi kanalla sunulduğunun gösterilebilmesi gerekir. Aydınlatma ile açık rızanın aynı ekranda ve tek kutuda birleştirilmesi ise sık rastlanan bir kurgu hatasıdır; ikisi ayrı yükümlülüklerdir ve ayrı ayrı belgelenmelidir.
Veri Sorumlusuna Başvuru: Atlanamayan Basamak
İlgili kişi doğrudan Kurula gidemez. Önce veri sorumlusuna başvurulması, cevap verilmemesi ya da cevabın yetersiz bulunması halinde şikayet yoluna gidilmesi gerekir. Uygulamadaki en sık usul hatası, kanuni cevap süresi dolmadan yapılan erken şikayettir. İkinci hata, başvurunun veri sorumlusunun ilan ettiği kanal dışından yapılması ve bu nedenle usulüne uygun sayılmamasıdır.
Hangi Kayıtlar Delil Değeri Taşır
- Başvurunun gönderildiği kanalı ve tarihi gösteren teslim kaydı,
- Veri sorumlusunun verdiği cevabın tam metni,
- Aydınlatma metninin sunulduğu ekranın tarihli kaydı,
- Veri işleme faaliyetine ilişkin bildirim ve iletişim örnekleri,
- Talebin hangi veri kategorisine ilişkin olduğunu somutlaştıran örnekler.
Şikayet Dilekçesinin Kurgusu
Şikayet, genel bir memnuniyetsizlik anlatımı değil, hangi yükümlülüğün hangi olguyla ihlal edildiğinin gösterilmesidir. Dilekçede veri sorumlusunun kimliği, işleme faaliyetinin niteliği, başvuru tarihi ve alınan cevap sırasıyla verilmelidir. Talep de ölçülebilir yazılmalıdır: verilerin silinmesi, aktarımın durdurulması ya da aydınlatmanın usulüne uygun yapılması gibi. Ayrıca kişisel veri ihlali iddiası varsa bunun aydınlatma eksikliğinden ayrı bir başlık altında ele alınması dosyanın okunurluğunu artırır.
Veri koruma uygulamasında yaklaşım ve süreler zaman içinde güncellenmektedir. Burada aktarılanlar genel çerçeve niteliğinde olup, somut başvurunuz öncesinde güncel usul kurallarının teyit edilmesi ve hukuki değerlendirme alınması yerinde olur.