Kişisel veri işleyen her kurumun ilk ve çoğu zaman en çok ihmal edilen yükümlülüğü, ilgili kişiyi usulüne uygun aydınlatmaktır. Aydınlatma metni eksik ya da yüzeysel olduğunda, sonraki tüm işleme faaliyetleri hukuki zemin açısından tartışmalı hale gelir; bu risk verinin yurt dışına aktarıldığı hallerde katlanır.
Aydınlatmanın Asgari İçeriği
6698 sayılı KVKK aydınlatma yükümlülüğünü veri işleme faaliyetinin ön koşulu olarak konumlandırır. Metin; veri sorumlusunun kimliğini, işleme amacını, verilerin kimlere hangi amaçla aktarılabileceğini ve ilgili kişinin haklarını açık, anlaşılır bir dille içermelidir. Genel geçer ifadelerle geçiştirilen metinler yükümlülüğü karşılamaz.
Rıza ile Aydınlatmayı Karıştırmamak
Sık yapılan hata, aydınlatma ile açık rızayı tek bir onay kutusunda birleştirmektir. Aydınlatma bir bilgilendirme, açık rıza ise ayrı ve özgür iradeye dayalı bir onaydır. Bunların iç içe geçirilmesi, rızanın geçerliliğini zayıflatır.
Yurt Dışı Aktarımda Ek Katman
- Aktarımın hangi ülkeye yapıldığının belirtilmesi
- Aktarımın dayandığı hukuki güvencenin açıklanması
- Bulut/altyapı sağlayıcısının konumunun gözetilmesi
- İlgili kişinin bu aktarıma dair bilgilendirilmesi
İnternet Ortamı Boyutu
Veriler bir internet platformu üzerinden toplanıyorsa 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik ve trafik verisi yükümlülükleri de tabloya girer. Aydınlatma metninin, bu ortamlardaki gerçek veri akışını yansıtması gerekir; kağıt üzerindeki metin ile fiili işleme çeliştiğinde risk doğar.
Değerlendirme
Her kurumun veri işleme mimarisi ve aktarım yapısı farklı olduğundan, aydınlatma metni kopyalanacak bir kalıp değildir. Metnin fiili işleme faaliyetinizle örtüşmesini bir hukukçu eşliğinde denetlemek, ileride ağır sonuç doğurabilecek uyumsuzlukları önler.