Kişisel verilere ilişkin uyuşmazlıkların büyük bölümü esasa girilmeden, başvurunun usulüne uygun yapılmadığı noktasında düğümlenir. KVKK (6698) ile kurulan yapıda ilgili kişinin önce veri sorumlusuna başvurması, ardından şikâyet yoluna gitmesi gerekir. 5651 kapsamındaki erişim talepleri de çoğu zaman bu zincire eklenir. Bu rehber, zincirin her halkasının nasıl belgeleneceğine odaklanıyor.
Başvurunun yapıldığını ispatlamak, içeriğinden önce gelir
Uygulamada en sık karşılaşılan sorun, başvurunun gerçekten yapıldığının gösterilememesidir. Web sitesindeki bir form üzerinden gönderilen talebin ekran görüntüsü tek başına zayıf kalabilir. Kayıtlı elektronik posta, noter aracılığıyla gönderim veya iadeli taahhütlü posta gibi gönderim anını ve muhatabını belgeleyen yollar tercih edildiğinde, süre tartışması baştan kapanır. Gönderilen metnin bir örneği de aynı dosyada saklanmalıdır.
VERBİS kaydının dosyadaki işlevi
Veri Sorumluları Sicili kaydı, muhatabın kim olduğunu ve hangi veri kategorilerini işlediğini beyan ettiğini gösterir. Başvurunun yanlış tüzel kişiye yöneltilmesi riskini azalttığı için, başvurudan önce sicil bilgisinin kontrol edilmesi pratik bir adımdır. Beyan edilen işleme amaçları ile fiilî durum arasındaki uyumsuzluk da başvuru metninde somut biçimde dile getirilebilir.
Zincirin ikinci halkası: Kurula şikâyet
- Veri sorumlusunun cevabı geldiyse cevap metni ve tebliğ tarihi
- Cevap verilmediyse, sürenin dolduğunu gösteren gönderim kaydı
- Talebin hangi hakka dayandığının açıkça yazıldığı ilk başvuru örneği
- İhlalin devam ettiğini gösteren güncel ekran kayıtları ve tarihleri
Usule aykırı başvurunun tipik görünümleri
Kimlik bilgileri eksik bırakılmış, talep konusu genel ifadelerle yazılmış ya da tek metinde birden çok ilgili kişinin talebi birleştirilmiş başvurular, esasa girilmeden eksiklik nedeniyle geri dönebilir. Talebin hangi veriye, hangi işleme faaliyetine ve hangi sonuca yönelik olduğu ayrı ayrı yazıldığında, hem cevap yükümlülüğü somutlaşır hem de sonraki aşamada değerlendirme kolaylaşır.
Dosyada bulunması gereken belge seti
- Başvuru metni ve gönderim kaydı.
- Alınan cevap ile cevap tarihine ilişkin belge.
- İhlale konu içeriğin tarihli kaydı.
- Varsa uğranılan zararı gösteren belgeler.
- Süre takibi için tek sayfalık kontrol takvimi.
Yukarıdaki açıklamalar genel çerçeveyi gösterir; her başvurunun kapsamı işlenen verinin niteliğine göre değişir. Kişisel veriye ilişkin bir talep iletmeden önce metnin hukuki açıdan gözden geçirilmesi, sonradan yaşanacak süre kaybını önleyebilir.