VERBİS kaydı, 6698 sayılı KVKK kapsamında veri sorumlularının şeffaflık yükümlülüğünün görünür yüzüdür. Ancak uygulamadaki asıl sorun kaydın yapılıp yapılmadığından çok, sicil bilgisi ile fiilî veri işleme faaliyetinin örtüşmemesi ve ilgili kişi başvurularında sürelerin kaçırılmasıdır. Bu yazı, başvuru süresi ekseninde hangi adımın hangi mercide ve ne zaman atılacağını açıklar.
Sicil Kaydı ile Envanterin Uyumu
VERBİS bildirimi, veri işleme envanterinden beslenir. Bildirimde beyan edilen veri kategorileri, aktarım alıcı grupları ve saklama süreleri ile şirketin gerçekte yaptığı işlemler arasındaki fark, bir denetimde ilk sorulan husustur. Bu nedenle sicil kaydı yıllık olarak değil, süreç değiştikçe güncellenmelidir.
- Yeni bir uygulama veya çağrı merkezi hizmeti devreye alındığında bildirim gözden geçirilir
- Yurt dışına aktarım başlıyorsa kayıt bu yönüyle güncellenir
- Saklama ve imha politikasındaki değişiklik sicile yansıtılır
Süre Zinciri: Veri Sorumlusundan Kurula
İlgili kişinin doğrudan Kurula gitmesi mümkün değildir; önce veri sorumlusuna başvurma zorunluluğu vardır. KVKK, veri sorumlusuna talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırma yükümlülüğü getirir. Başvurunun reddi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya hiç cevap verilmemesi halinde ilgili kişi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir.
- Başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarih kanıtlanabilir biçimde belgelenir.
- Cevap tarihi ve içeriği ayrı bir dosyada tutulur.
- Şikâyet dilekçesinde hangi talebin karşılanmadığı tek tek gösterilir.
Kurul Kararından Sonraki Aşama
Kurul kararı, idari nitelikte bir işlemdir; buna karşı idari yargı yolu açıktır. Hem şikâyeti reddedilen ilgili kişi hem de idari yaptırıma muhatap olan veri sorumlusu bakımından dava açma süresi, kararın tebliğinden itibaren işlemeye başlar. Tebligatın ulaştığı adresin güncel tutulmaması, çoğu hak kaybının görünmeyen sebebidir.
Usule Aykırı İşlem Nedeniyle Reddedilen Başvurular
Şikâyetlerin bir bölümü esasa girilmeden reddedilir. Bunun tipik sebepleri şunlardır: veri sorumlusuna hiç başvurulmamış olması, başvurunun kimlik tespiti yapılamayacak biçimde gönderilmesi, talebin muhatabının veri sorumlusu değil veri işleyen olarak seçilmesi ve süre penceresinin kaçırılması. İçerik sağlayıcı ile barındırma sağlayıcısının karıştırıldığı hallerde 5651 sayılı Kanun kapsamındaki taleplerin de yanlış mercie yöneltildiği görülür.
Bu metin genel bilgilendirme amacı taşır. Başvurunun kapsamı, tarafların sıfatı ve elinizdeki belgeler süre hesabını değiştirebileceğinden, dilekçeyi göndermeden önce dosyaya özgü bir değerlendirme yaptırmanız faydalı olacaktır.