Veri Sorumluları Sicili yükümlülüğünden doğan idari para cezaları, çoğu zaman kurumun hukuk biriminden çok bilgi işlem ekibini ilgilendiren bir konu sanılır. Oysa ceza tebliğ edildikten sonra tartışma tümüyle usul hukukuna kayar ve kısa sürelerle sınırlanır. Bu rehber 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile ilgili düzenlemeler ekseninde, itiraz adımlarını ve merci seçimindeki riski ele alır.
Cezanın dayandığı yükümlülüğü ayrıştırın
Sicile kayıt yükümlülüğü ile veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler birbirinden farklıdır. Ceza yazısında hangi yükümlülüğün ihlal edildiğinin belirtilme biçimi, savunmanın eksenini belirler. Kayıt yükümlülüğünden istisna tutulan bir yapı söz konusuysa bu istisnanın koşullarının somut olayda gerçekleştiği; kayıt yapılmışsa bildirimin tarihi ve içeriği; gecikme varsa gecikmenin sebebi ve giderilme tarihi belgeye bağlanmalıdır.
Başvuru mercii konusundaki değişikliğe dikkat
Kişisel verilerin korunmasına ilişkin idari para cezalarına karşı başvurulacak merci konusunda mevzuatta değişiklik yapılmıştır. Bu nedenle hangi yargı koluna gidileceği, cezanın tebliğ edildiği tarihte yürürlükte olan düzenlemeye göre belirlenmelidir. Ceza yazısının altındaki başvuru yolu bildiriminin güncelliği ayrıca kontrol edilmeli, tereddüt hâlinde süre kaçırılmaması için başvuru zaman kaybetmeden yapılmalıdır. Yanlış mercie yapılan başvuru, süre bakımından telafi edilemeyen sonuçlar doğurabilir.
Savunmada kullanılabilecek başlıklar
- Kurumun veri sorumlusu sıfatını taşıyıp taşımadığı; veri işleyen konumundaysa bunun sözleşmeyle gösterilmesi.
- Yükümlülüğün doğduğu tarih ve kurumun bu tarihteki çalışan sayısı, ciro veya faaliyet niteliği.
- İhlalin ağırlığı, süresi ve kurumun kusur durumu; cezanın ölçülülüğü.
- Tebligatın usulüne uygunluğu ve kararın gerekçesinin yeterliliği.
- Aynı fiile ilişkin birden çok yaptırım uygulanmışsa bunun değerlendirilmesi.
Usule aykırı işlemden doğan kayıplar
Uygulamada en çok karşılaşılan sorunlar; kararın şirketin tebligat adresine değil eski adrese gönderilmesi ve durumun geç fark edilmesi, başvuru dilekçesinde karar tarih ve sayısının yazılmaması, temsile yetkili kişinin imza sirkülerinin sunulmaması, cezanın peşin indirimden yararlanmak için ödenmesi hâlinde bunun başvuru hakkına etkisinin hesaba katılmamasıdır. Bu ayrıntılar esasa girilmeden dosyanın kapanmasına yol açabilir.
İtiraz ederken uyum çalışmasını da başlatın
Başvurunun sonucundan bağımsız olarak, aynı sebeple yeni bir yaptırımla karşılaşmamak için envanter çalışması, saklama ve imha politikası, aydınlatma metinleri ve veri işleyenlerle yapılan sözleşmeler gözden geçirilmelidir. Giderilmiş bir eksikliğin belgelenmesi, itiraz dosyasında da kurumun iyi niyetini gösteren bir unsur olarak sunulabilir.
Buradaki açıklamalar genel niteliktedir ve mevzuat değişikliklerinden etkilenebilir. Ceza yazısı elinize ulaştığında, başvuru yolu ve süresi bakımından güncel düzenlemenin bir hukukçu ile birlikte teyit edilmesi önerilir.