Kişisel veri uyuşmazlıklarında en sık karşılaşılan sonuç, talebin haksız bulunması değil, sürenin ya da merciin yanlış yönetilmesi nedeniyle esasa hiç girilmemesidir. KVKK ve 6698 sistemi, doğrudan Kurula gitmeye izin veren bir yapı değil; sıralı bir zincir kurar. Bu rehber, VERBİS kaydının bu zincirdeki yerini ve başvuru sürelerinin hangi anda işlemeye başladığını konu alıyor.
Zincir Bozulursa Şikâyet Görülmez
Kural olarak ilgili kişi, önce veri sorumlusuna yazılı biçimde başvurur. Kurula şikâyet yolu ancak bu başvuru reddedildiğinde, yetersiz yanıtlandığında veya kanunda öngörülen sürede yanıtsız bırakıldığında açılır. Sırayı atlayarak yapılan şikâyet, esası incelenmeden başvuru yolunun tüketilmediği gerekçesiyle sonuçsuz kalabilir. Bu nedenle ilk yazının tarihi, gönderim biçimi ve ulaştığına dair kanıt, dosyanın en kritik belgesidir.
VERBİS Kaydı Neyi Kanıtlar, Neyi Kanıtlamaz
VERBİS kaydı, veri sorumlusunun hangi veri kategorilerini, hangi amaçla ve ne kadar süreyle işlediğini beyan ettiği bir kayıttır. Bir uyuşmazlıkta iki yönlü işlev görür:
- Beyan edilen işleme amacı ile fiilî uygulama arasındaki çelişki, başvurunun somut dayanağı hâline gelir.
- Kayıt yükümlülüğü bulunduğu hâlde kaydın hiç yapılmamış olması, ayrı bir aykırılık iddiası doğurur.
Buna karşılık VERBİS kaydının varlığı tek başına işlemenin hukuka uygun olduğunu göstermez; kayıt bir beyandır, hukuka uygunluk denetimi değildir.
Süreyi Başlatan An Hangisidir?
Uygulamadaki tereddüt genellikle sürenin "ihlalin öğrenildiği an"dan mı yoksa "veri sorumlusunun cevabından" mı işlemeye başladığı noktasında çıkar. Zincirde birbirinden bağımsız iki süre vardır: veri sorumlusunun yanıt vermesi için tanınan süre ve bu yanıttan sonra Kurula şikâyet için tanınan süre. Yanıt hiç gelmezse, şikâyet süresi yanıt süresinin dolduğu andan itibaren hesaplanır. Bu iki sürenin aynı takvimde ayrı satırlar hâlinde tutulması, gecikmeli tebligat kaynaklı hak kayıplarının önüne geçer.
Kurul Kararından Sonra Nereye?
Kurulun verdiği karara katılmayan taraf için izlenecek yol, kararın türüne göre değişir ve idari yaptırım kararlarında başvurulacak merci konusunda uygulamada tereddütler bulunabilir. Bu nedenle karar metninde yer alan başvuru yolu ve süre bilgisinin esas alınması, ayrıca güncel mevzuat üzerinden teyit edilmesi gerekir. Tazminat talebi ise Kurul sürecinden ayrı olarak genel mahkemelerde ileri sürülür; Kurula şikâyette bulunmuş olmak tazminat hakkını tüketmez.
Dosya Kurarken Kaçınılması Gereken Dört Hata
- Başvuruyu yalnızca telefonla veya çağrı merkezi üzerinden yapmak, yazılı iz bırakmamak.
- Başvuru dilekçesinde talebi somutlaştırmadan genel şikâyet dili kullanmak.
- Veri sorumlusunu yanlış tüzel kişi olarak belirlemek ve grup şirketlerinden birine yazmak.
- Veri işleyen ile veri sorumlusu ayrımını gözetmeden sorumluluğu tek adrese yöneltmek.
Yukarıdaki değerlendirmeler genel çerçeve sunar; verinin niteliği, işlemenin dayanağı ve kurumun yapısı süreci değiştirebilir. Başvuru metni yazılmadan önce dosyanın uzman görüşüyle gözden geçirilmesinde yarar vardır.