Veri Sorumluları Sicili kaydı, KVKK uyum çalışmasının görünen yüzüdür; ancak kayıt tek başına uyum anlamına gelmez. Sicile bildirilen bilgilerin gerçek işleme faaliyetiyle örtüşmemesi, denetimde ilk fark edilen tutarsızlıktır. Bu rehber, kayıt yükümlülüğünün kapsamını ve başvuru sürelerinin nerede kaybedildiğini ele alıyor.
Kayıt Yükümlülüğü Kimi Kapsıyor
Sicile kayıt yükümlülüğünün kapsamı ve istisnaları Kurul kararlarıyla belirlenir; yıllık çalışan sayısı, mali bilanço büyüklüğü ve işlenen verinin niteliği ölçüt olarak kullanılır. Özel nitelikli kişisel veri işleyen veri sorumluları bakımından eşikler farklılaşabilir. Bu nedenle şirketin büyüme veya faaliyet değişikliği yaşadığı her dönemde yükümlülük durumu yeniden değerlendirilmelidir.
Sicil Bildiriminin İçeriğini Kim Besliyor
Sicile girilen veri kategorileri, saklama süreleri ve aktarım bilgileri, ancak sağlıklı bir envanter çalışmasına dayanıyorsa doğru olur. Uygulamada en sık görülen hata, envanterin tek seferlik bir belge gibi hazırlanıp güncellenmemesidir.
- Yeni bir yazılım veya bulut hizmeti alındığında envanterin güncellenmesi
- İnsan kaynakları, pazarlama ve müşteri destek süreçlerinin ayrı ayrı haritalanması
- Saklama sürelerinin imha politikasıyla birebir eşleşmesi
- Yurt dışına aktarım varsa dayanağın kayıtta doğru gösterilmesi
- İrtibat kişisinin ayrılması halinde bilgilerin derhal değiştirilmesi
İlgili Kişi Başvurusunda Süre Zinciri
İlgili kişi önce veri sorumlusuna başvurur. Veri sorumlusu talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Talebin reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde ilgili kişi Kurula şikâyette bulunabilir; şikâyet için cevabı öğrenme tarihinden itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış günlük süre öngörülmüştür. Bu zincirde en kırılgan halka, başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarihin ispatıdır.
Tebligat ve Kayıt Adresi Kaynaklı Gecikmeler
- Sicilde ve ticaret sicilinde farklı adres bulunması, bildirimlerin geç ulaşmasına yol açar.
- İrtibat kişisinin kurumsal e-posta yerine kişisel adresle tanımlanması takibi zayıflatır.
- Başvuruların tek bir kanalda toplanmaması, otuz günlük sürenin sessizce geçmesine neden olur.
- Kurum içi yönlendirme prosedürü yoksa talep, ilgisiz birimde beklemeye alınır.
Aydınlatma metinlerinin ve açık rıza formlarının 5651 kapsamındaki kayıt yükümlülükleriyle çelişmemesi de ayrıca kontrol edilmelidir. Aynı faaliyet için farklı belgelerde farklı hukuki sebep gösterilmesi, denetimde açıklanması güç bir tutarsızlık yaratır.
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Şirketinizin işleme faaliyetleri ve elinizdeki başvuru tarihleri sonucu değiştirebileceğinden, uyum çalışmasının somut belgeler üzerinden değerlendirilmesi gerekir.