Kişisel veri uyuşmazlıklarında iki ayrı takvim aynı anda işler: veri sorumlusunun VERBİS kayıt ve güncelleme yükümlülüğüne ilişkin takvim ile ilgili kişinin başvuru ve şikâyet takvimi. Bu iki takvimden birinin ihmali, esasa hiç girilmeden dosyanın usulden kapanmasına yol açabilir. Aşağıda 6698 sayılı KVKK ve 5651 sayılı Kanunun kesiştiği alanda pratik bir kontrol listesi yer alıyor.
VERBİS Kaydında Sık Görülen Eksikler
- Kayıt açılmış ancak veri kategorileri fiilen işlenen verilerle örtüşmüyor.
- Yurt dışına aktarım yapıldığı halde bu başlık boş bırakılmış.
- Saklama süreleri politika metniyle uyumsuz; imha döngüsü fiilen çalışmıyor.
- İrtibat kişisi ayrılmış, bildirim güncellenmemiş; tebligat boşa düşüyor.
- Grup şirketlerinde her tüzel kişi için ayrı kayıt gerektiği gözden kaçmış.
İlgili Kişi Başvurusunda Süre Zinciri
KVKK, ilgili kişinin önce veri sorumlusuna başvurmasını öngörür. Veri sorumlusunun talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırması beklenir. Başvuru reddedilir, verilen cevap yetersiz bulunur veya süresinde yanıt verilmezse, ilgili kişi cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir. Bu zincirde en kritik nokta, veri sorumlusuna başvurunun tarihinin ispatlanabilir olmasıdır.
Usule Aykırı İşlemin Doğurduğu Sonuçlar
Doğrudan Kurula yapılan şikâyet, veri sorumlusuna başvuru şartı yerine getirilmediği için işleme alınmayabilir; bu arada süreler işlemeye devam eder. Aynı biçimde, elektronik ortamda yapılan başvuruda kimlik doğrulama koşullarının sağlanmaması, talebin hiç yapılmamış sayılması riskini doğurur. Başvurunun konusu net değilse, veri sorumlusunun genel içerikli bir yanıtı da cevap verilmiş sayılarak süreyi başlatabilir.
Başvuru Metnini Güçlendiren Unsurlar
- Hangi verinin, hangi işleme faaliyetinde, hangi hukuki sebeple işlendiğinin ayrı ayrı sorulması.
- Talebin silme, yok etme, düzeltme veya aktarımın bildirilmesi biçiminde somutlaştırılması.
- Başvurunun kayıtlı elektronik posta veya noter gibi tarihi ispatlanabilir bir kanalla iletilmesi.
- İnternet ortamında yayılan içerik varsa 5651 sayılı Kanun kapsamındaki erişim engelleme yolunun paralel değerlendirilmesi.
- Maddi ve manevi zarar iddiası varsa genel hükümlere dayalı dava yolunun ayrıca planlanması.
Yukarıdaki çerçeve genel bilgilendirme niteliğindedir. Veri envanterinizin gerçek durumu ile beyan ettiğiniz kayıt arasındaki farklar dosyaya göre değiştiğinden, uyum denetimini alanında çalışan bir hukukçuyla birlikte yapmanız önerilir.