Veri Sorumluları Sicili yükümlülüğü, çoğu işletme için yalnızca bir kayıt işlemi gibi görünür; ancak eksik ya da hiç yapılmamış bir kaydın karşılığı idari para cezası olabilir. 6698 sayılı KVKK bu yükümlülüğü ve yaptırımını düzenler; içerik ve erişim boyutunda 5651 sayılı Kanun devreye girebilir. Aşağıda ceza tebliğ edildikten sonra izlenecek sıra anlatılmıştır.
Cezanın Hangi Eksiklikten Doğduğunu Ayırın
Kurul kararlarında yaptırım tek bir sebebe değil, çoğu zaman birden fazla eksikliğe dayanır. Karar metni okunurken şu ayrımlar yapılmalıdır:
- Sicile kayıt yükümlülüğünün hiç yerine getirilmemesi
- Kaydın yapılmış ancak bildirimlerin güncellenmemiş olması
- Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmemesi
- Veri güvenliğine ilişkin teknik ve idari tedbirlerin alınmaması
- İlgili kişi başvurusunun süresinde cevaplanmaması
Bu ayrım, itirazın hangi noktaya yoğunlaşacağını belirler. Tüm kararı toptan reddeden bir savunma yerine, her sebep bakımından ayrı karşılık verilmesi daha güçlü sonuç verir; bazı sebepler bakımından cezanın kaldırılması, bazıları bakımından ise miktarın azaltılması gündeme gelebilir.
Tebligatın İncelenmesi
İtiraz süresi tebliğ tarihinden işler; bu nedenle ilk kontrol tebligatın kendisidir. Elektronik tebligat kullanılan hâllerde okunmuş sayılma anı ile fiilen görülme anı farklı olabilir ve süre, kişinin haberi olmadan işlemeye başlayabilir. Tüzel kişilerde ise tebligatın yetkili temsilciye ya da usulüne uygun biçimde yapılıp yapılmadığı incelenmelidir. Tebligattaki bir usulsüzlük, esasa girmeden sonuç alınmasını sağlayabilir.
İtiraz Merciini Güncel Mevzuattan Teyit Edin
Kurul kararlarına ve idari para cezalarına karşı hangi mercie başvurulacağı konusunda mevzuatta değişiklik yapılmıştır. Bu nedenle karar metninde yer alan başvuru yolu bildirimi ile yürürlükteki düzenleme birlikte okunmalı; başvurunun yapılacağı yargı kolu ve süre, işlem tarihindeki güncel hükme göre belirlenmelidir. Bu teyit yapılmadan gönderilen dilekçe, yanlış merciye başvuru nedeniyle süre kaybına yol açabilir. Kararın kendisinde belirtilen süre ve mercii bilgisi ile güncel mevzuat arasında uyumsuzluk görülüyorsa, en kısa süre esas alınarak hareket edilmesi güvenli yaklaşımdır.
Delil Eksikliği: Uyumun Belgeyle Gösterilmesi
Savunmanın gücü, uyum çalışmalarının tarihli belgelerle ortaya konmasına bağlıdır. Sunulması gerekenler arasında şunlar yer alır: kişisel veri işleme envanteri, saklama ve imha politikası, aydınlatma metinlerinin yayımlandığı tarihleri gösteren kayıtlar, çalışan gizlilik taahhütleri, veri işleyenlerle imzalanan sözleşmeler, erişim yetkilendirme kayıtları ve varsa alınan teknik tedbirlere ilişkin sistem çıktıları. Sonradan hazırlanmış izlenimi veren, tarihsiz belgeler beklenen etkiyi yaratmaz; bu nedenle belgelerin oluşturulma tarihini gösteren kayıtlar da eklenmelidir.
Miktara Yönelik Savunma
Ceza tümüyle kaldırılamasa dahi, miktarın belirlenmesinde dikkate alınan ölçütler tartışılabilir: ihlalin süresi, etkilenen kişi sayısı, ihlalin giderilmesi için alınan önlemler, tekrar bulunup bulunmadığı ve işletmenin ölçeği. Ceza tebliğ edildikten sonra hızla tamamlanan uyum çalışmaları da bu kapsamda sunulabilir.
Buradaki açıklamalar genel bilgilendirme niteliğindedir; kararın gerekçesi ve işletmenin veri işleme yapısı sonucu değiştirir. Süreler kısa olduğundan, karar elinize ulaştığı gün belgelerle birlikte bir hukukçuya başvurmanız gerekir.