Kişisel verilerin izinsiz paylaşılması ya da yurt dışındaki bir sistemde işlenmesi, ilgili kişi bakımından iki ayrı soru doğurur: verinin nasıl ele geçtiği ve aktarımın hangi hukuki sebebe dayandığı. KVKK ve 6698 çerçevesinde bu yazı, veri sorumlusuna başvurudan Kurula şikâyete uzanan başvuru sırasını ve dosyanın nasıl belgelendirileceğini ele alıyor.
Önce Veri Sorumlusuna Başvuru
Mevzuat, ilgili kişinin doğrudan şikâyet yoluna gitmesinden önce veri sorumlusuna başvurmasını öngörür. Bu adım atlandığında şikâyet, esasa girilmeden usul yönünden sonuçlanabilir. Başvurunun yazılı veya mevzuatta öngörülen elektronik kanallardan yapılması ve tarihinin kanıtlanabilir olması gerekir. Başvuru metninde talebin ne olduğu açıkça yazılmalıdır: bilgi talebi mi, silme talebi mi, aktarımın durdurulması mı?
Aktarımın Hukuki Sebebini Sorgulamak
- Verinin hangi ülkeye ve hangi hizmet sağlayıcıya aktarıldığı
- Aktarımın dayandığı hukuki sebebin başvuruda açıkça sorulması
- Açık rızaya dayanıldığı ileri sürülüyorsa, rızanın nasıl alındığı
- Aydınlatma metninin aktarımı kapsayıp kapsamadığı
- Verinin hangi süreyle saklanacağı ve silme politikasının içeriği
Kanıt Dosyasını Kurmak
- İhlali fark ettiğiniz an, ekranda görünen bilgi tarih bilgisiyle birlikte kaydedilir.
- Size ulaşan ihlal bildirim metni varsa tamamı saklanır.
- Veriyi hangi ilişkiyle paylaştığınızı gösteren sözleşme veya form saklanır.
- Veri sorumlusuna yapılan başvuru ve alınan cevap kronolojik olarak numaralandırılır.
- Zarar doğduysa, zararın veriyle bağlantısını gösteren kayıtlar ayrı klasörde toplanır.
Cevap Gelmezse veya Yetersiz Kalırsa
Veri sorumlusunun cevap vermemesi ya da verdiği cevabın talebi karşılamaması hâlinde Kurula şikâyet yolu açılır. Şikâyet dilekçesinde, başvurunun yapıldığı tarih, cevabın içeriği ve cevabın hangi noktada eksik kaldığı ayrı ayrı gösterilmelidir. Genel ifadelerle yazılan şikâyetler yerine, sorulan her soru ile alınan her cevabın karşılaştırıldığı bir tablo çok daha etkilidir.
Şikâyetle Tazminat Talebinin İlişkisi
Kurula yapılan şikâyet ile uğranılan zararın tazmini birbirinden ayrı yollardır. İdari sürecin sonucu, kişisel zararın giderilmesini doğrudan sağlamaz. Bu nedenle maddi veya manevi bir kayıp doğmuşsa, genel hükümlere dayalı talebin ayrıca planlanması gerekir. Her iki yolun süre hesabı da farklı işlediğinden, takvimin baştan iki başlıkta kurulması yerinde olur.
Veri uyuşmazlıklarında başvuru sırası, sonucu belirleyen unsurların başında gelir. Elinizdeki yazışmaları bir hukukçuyla değerlendirip hangi kanalın önce kullanılacağını belirlemeniz, sürecin baştan tıkanmasını önler.