Kişisel verilere ilişkin şikayetlerde tartışma çoğu zaman verinin işlenip işlenmediği değil, işlemenin hukuka uygunluğunun belgelenip belgelenemediği üzerinde yoğunlaşır. 6698 sayılı KVKK ve ilgili düzenlemeler, veri sorumlusuna yalnızca kurallara uyma değil, uyduğunu gösterebilme yükü de yükler. Bu yazı, VERBİS kaydı ile şikayet dosyası arasındaki bağı ele alır.
Şikayetin Ön Şartı: Veri Sorumlusuna Başvuru
İlgili kişinin doğrudan Kurula başvurması kural olarak mümkün değildir; önce veri sorumlusuna başvurulması gerekir. Veri sorumlusu talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Talebin reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması ya da hiç cevap verilmemesi halinde, cevabın öğrenildiği tarihten itibaren otuz gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde şikayet yoluna gidilir. Bu iki sürenin birlikte hesaplanması, en sık yapılan usul hatalarından birini önler.
VERBİS Kaydının Dosyadaki İşlevi
Sicile yapılan bildirim, veri sorumlusunun beyan ettiği işleme amaçlarını, veri kategorilerini, aktarım alıcı gruplarını ve saklama sürelerini gösterir. Şikayet dosyasında bu beyan ile fiili uygulama arasındaki fark önemli bir dayanak oluşturur. Bildirimde yer almayan bir amaçla işleme yapıldığı ya da beyan edilen saklama süresinin aşıldığı gösterilebiliyorsa, iddia soyut olmaktan çıkar.
Veri Sorumlusunun Elinde Bulunması Gereken Kayıtlar
- İşleme envanteri ve amaç bazlı hukuki sebep eşleştirmesi
- Aydınlatma metinlerinin hangi tarihte hangi kanalda sunulduğuna dair kayıt
- Açık rızaya dayanılan hallerde rızanın alınma ve geri alınma kaydı
- Saklama ve imha politikası ile periyodik imha tutanakları
- Aktarım yapılan taraflarla imzalanan sözleşmelerin ilgili hükümleri
- Teknik ve idari tedbirlere ilişkin denetim çıktıları
Delil Eksikliği İki Tarafı da Etkiler
İlgili kişi açısından eksiklik, verinin kendisine ait olduğunu ve nerede işlendiğini gösterememek şeklinde ortaya çıkar; bu nedenle ekran görüntüleri, gelen ileti örnekleri ve başvuru yazışmaları saklanmalıdır. Veri sorumlusu açısından ise eksiklik, uygulamanın doğru olduğu halde kaydının tutulmamış olmasıdır. Kayıt yoksa, uygulamanın varlığını sonradan göstermek güçleşir.
Kurul Kararından Sonraki Aşama
- Kararın tebliğ tarihini esas alarak yargı yolu süresini hesaplayın.
- Kararın hangi tespite dayandığını ayrıştırın; usule mi esasa mı ilişkin olduğunu belirleyin.
- İdari yaptırım söz konusuysa yürütmenin durdurulması talebini ayrıca gerekçelendirin.
- Aynı olaydan doğan tazminat talebini ayrı bir dosya olarak planlayın.
Sektör, veri türü ve işleme ölçeği yükümlülüklerin ağırlığını değiştirir. Buradaki açıklamalar genel niteliktedir; somut uygulamanız için hukuki değerlendirme almanız yerinde olur.