Kişisel veri uyuşmazlıklarında şikâyet dosyaları çoğunlukla iddianın zayıflığından değil, iddiayı destekleyen kayıt zincirinin kurulmamasından sonuçsuz kalır. KVKK ve 6698 kapsamındaki yükümlülükler ile 5651 kapsamındaki kayıt rejimi birbirini tamamlar; bu rehber, VERBİS ekseninde şikâyet dosyasının nasıl belgelendirileceğini ele alır.
VERBİS Kaydı Neyi Gösterir, Neyi Göstermez
Veri sorumluları siciline yapılan kayıt, veri sorumlusunun kimliğini, işlediğini beyan ettiği veri kategorilerini, işleme amaçlarını ve aktarım gruplarını gösterir. Bu beyanla fiili durum arasındaki fark, şikâyet dosyasının en kullanışlı dayanağıdır: sicilde bildirilmemiş bir kategoride veri işlendiği ortaya konabiliyorsa, bu tek başına aydınlatma ve kayıt yükümlülüğü tartışmasını açar. Buna karşılık sicil kaydının varlığı, somut işlemenin hukuka uygun olduğunu kanıtlamaz.
Şikâyet Öncesi Başvuru Basamağı Atlanmamalı
Kurula şikâyet, kural olarak veri sorumlusuna yapılmış bir başvurunun sonucuna bağlıdır. Başvurunun kendisi de bir delildir; bu nedenle iletim yönteminin ispatlanabilir olması gerekir. Başvuruda talebin hangi veriye ilişkin olduğu, hangi işlemenin durdurulması veya hangi bilginin verilmesi istendiği tek tek yazılmalıdır. Genel ifadelerle yapılan başvurular, cevapsızlık halinde bile şikâyeti zayıflatır.
Şikâyet Dosyasının Delil Omurgası
- Başvuru metni ile gönderim ve teslim kayıtları
- Veri sorumlusunun cevabı, cevapsızlık halinde sürenin dolduğunu gösteren belge
- Verinin nereden ve nasıl elde edildiğine dair somut gösterge
- Aydınlatma metninin ve varsa açık rıza formunun o tarihteki hali
- İşlemenin devam ettiğini gösteren güncel örnekler
Süre Yönetimi ve Sonraki Aşama
Başvuruya verilecek cevap için kanunda süre öngörülmüştür; cevabın yetersiz olması veya hiç verilmemesi halinde şikâyet için tanınan süre de sınırlıdır ve bu sürelerin başlangıcı, öğrenme ile başvuru tarihine göre ayrı ayrı hesaplanır. Takvimi başvuru gününden itibaren kurmak, en sık görülen hak kaybını önler. Kurul kararı sonrasında idari yargı yolunun gündeme gelebileceği de baştan planlanmalıdır.
Kayıt Eksikliğini Kanıtlamanın Yolu
Kayıt yükümlülüğüne aykırılık iddiasında ispat, dışarıdan görünen izler üzerinden kurulur: alınan ticari iletiler, veri sorumlusunun yayımladığı politikalar, form ve sözleşme örnekleri, aktarım yapıldığını gösteren üçüncü taraf bildirimleri. Bu izlerin tarihleriyle birlikte saklanması, sonradan yapılan değişikliklerin dosyayı boşa düşürmesini engeller.
Kişisel veri dosyalarında sonuç, işlemenin hukuki dayanağına ve toplanan kaydın niteliğine göre değişir. Şikâyet öncesinde başvuru metninizi ve elinizdeki belgeleri hukuki açıdan gözden geçirmeniz önerilir.