VERBİS kaydı çoğu kurumda bir kez tamamlanıp unutulan idari bir formalite gibi görülür. Oysa kayıt yükümlülüğüne ilişkin eksiklikler, ilgili kişinin şikâyetiyle değil ihbarla gündeme gelir; bu ayrım fark edilmediğinde başvuru esasa girilmeden kapanabilir.
Şikâyet ile İhbar Aynı Şey Değildir
KVKK 6698 kapsamında ilgili kişi, kendi verisine ilişkin talebini önce veri sorumlusuna iletmek zorundadır. Bu ön başvuru yapılmadan doğrudan Kurul'a gidilmesi, esas incelenmeden sonuçlanmaya açık bir yoldur. Buna karşılık VERBİS kayıt yükümlülüğünün hiç yerine getirilmemesi ya da bildirimlerin gerçeği yansıtmaması kişisel bir talebin değil, genel bir yükümlülüğün ihlalidir. Bu tür durumlar Kurul'a ihbar yoluyla bildirilir ve resen inceleme başlatılmasına dayanak oluşturur.
Ön Başvuru Metnini Ölçülebilir Kurmak
- Hangi verinin, hangi işleme faaliyeti bakımından sorgulandığının tek tek yazılması
- Silme, yok etme, düzeltme veya aktarımın durdurulması taleplerinin ayrı kalemler hâlinde belirtilmesi
- Başvurunun tarihini ispatlayan tebliğ veya gönderi kaydının saklanması
- Veri sorumlusunun cevabında hangi noktayı yanıtsız bıraktığının işaretlenmesi
Kayıt Envanteri ile Şikâyetin Bağlantısı
VERBİS beyanları, veri sorumlusunun hangi kategoride veri işlediğini, hangi amaçla sakladığını ve nereye aktardığını gösteren kamuya açık bir çerçevedir. İlgili kişinin aldığı cevap ile bu beyan arasındaki tutarsızlık, şikâyet dilekçesinin en güçlü dayanağını oluşturur. Aktarım yapılmadığı beyan edilirken üçüncü taraftan ticari ileti gelmesi ya da kayıtta yer almayan bir amaçla veri toplanması, somut ve gösterilebilir bir çelişkidir.
Kurul Kararından Sonra Hangi Yargı Yolu
Kurul kararları idari nitelikte olduğundan, bu kararlara karşı gidilecek yol idari yargıdır. Şikâyetin reddi veya verilen idari yaptırımın kapsamı nedeniyle doğrudan genel mahkemelere başvurulması, görev yönünden ret ile sonuçlanır ve arada geçen süre ilgilinin aleyhine işler. Bu nedenle karar tebliğ edilir edilmez, hem karar türü hem de gidilecek merci ilk gün tespit edilmelidir. Tazminat talebi varsa bunun ayrı bir hukuki temele dayandığı ve şikâyet sürecinin kendiliğinden tazminat sağlamadığı gözden kaçırılmamalıdır.
Dosyayı Zamanında Tutmak
- Veri sorumlusuna yapılan ön başvuru ve cevap tarihi tek bir takvime işlenir.
- Cevapsız kalan süre sonunda şikâyet dilekçesi hazırlanır.
- Kayıt yükümlülüğüne ilişkin eksiklikler ayrı bir ihbar başlığında toplanır.
- Kurul kararı tebliğ edildiğinde yargı yolu ve süresi aynı gün belirlenir.
Bu metin bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Veri işleme faaliyetinin ölçeği, hukuki sebebi ve aktarım yapısı sürecin akışını değiştirebilir; somut dosyada uzman görüşü alınması önerilir.