Kişisel verilere ilişkin uyuşmazlıklarda ilgili kişinin doğrudan Kurula yönelmesi, uygulamada en sık karşılaşılan usul hatasıdır. 6698 sayılı KVKK, şikâyet yolunu kural olarak veri sorumlusuna yapılan başvurunun sonuçlanmasına bağlar. 5651 sayılı Kanun ise içerik ve erişim tarafındaki taleplerin ayrı bir mecrada ileri sürülmesini gerektirir. VERBİS kaydı ise bu tabloda hem veri sorumlusunun kimliğini doğrulamaya yarayan bir kaynak hem de başlı başına bir yükümlülük alanıdır.
Şikâyetten Önce Başvurunun Tüketilmesi
İlgili kişinin talebi önce veri sorumlusuna yöneltilir. Veri sorumlusunun cevap vermesi için öngörülen süre dolmadan ya da verilen cevap beklenmeden yapılan şikâyet, esasa girilmeden ele alınabilir. Cevap verilmemesi hâlinde de şikâyet için ayrı bir süre işlemeye başlar ve bu süre başvuru tarihine bağlı bir üst sınırla birlikte değerlendirilir. Bu nedenle başvuru tarihinin ispatlanabilir biçimde belgelenmesi, sürecin en kritik noktasıdır.
Başvuru Dilekçesinin Teknik Kontrolü
- Talebin hangi kişisel veriye ilişkin olduğunun açık biçimde belirtilmesi
- Silme, yok etme, düzeltme veya bilgi talebi ayrımının net yapılması
- Başvuranın kimliğini doğrulayan bilgilerin eksiksiz sunulması
- Veri sorumlusunun tebligata elverişli adresinin doğrulanması
- Başvurunun ulaştığını gösteren kaydın saklanması
Doğru Veri Sorumlusunu Belirlemek
Grup şirketlerinde, platform üzerinden hizmet sunan yapılarda ve dış kaynak kullanılan işlemlerde veri sorumlusu ile veri işleyen sıfatı karışabilir. Talebin veri işleyene yöneltilmesi, sürecin baştan başlamasına ve süre kaybına yol açar. VERBİS kayıtları bu tespitte yol gösterici olabilir; ancak kayıt bilgisinin güncel olmayabileceği de gözetilmelidir.
VERBİS Yükümlülüğü Tarafında Kontrol
Veri sorumlusu konumundaki kuruluşlar bakımından ise kayıt yükümlülüğünün kapsamı, muafiyet koşulları ve kayıttaki bilgilerin güncelliği ayrı bir risk alanıdır. Envanterde yer alan veri kategorileri ile fiilen işlenen veriler arasındaki fark, bir şikâyet incelemesi sırasında ilk sorulan konulardan biridir. Bu nedenle envanterin yalnızca kayıt anında değil, süreç değişikliklerinde de gözden geçirilmesi gerekir.
Kurul Kararından Sonraki Aşama
Şikâyet sonucunda verilen kararlara ve uygulanan idari yaptırımlara karşı gidilecek yargı yolu ile itiraz süresi, mevzuatta yapılan değişikliklere göre farklılık gösterebilmektedir. Bu nedenle karar tebliğ edildiğinde, doğrudan alışılmış bir yol izlemek yerine kararın üzerinde gösterilen başvuru yolunun ve güncel düzenlemenin kontrol edilmesi gerekir. Yanlış merciye yapılan bir itiraz, süre bakımından telafi edilemeyen sonuç doğurabilir.
Bu metin genel bilgilendirme amacı taşımaktadır. Veri işleme faaliyetinin niteliği, tarafların sıfatı ve elde bulunan yazışmalar sürecin yönünü belirleyeceğinden, başvuru veya şikâyet öncesinde dosyanın hukuki açıdan değerlendirilmesi uygun olur.