Kişisel veri uyuşmazlıklarında Kurula yapılan başvuruların önemli bir kısmı esasa girilmeden sonuçlanır; sebep çoğu zaman veri sorumlusuna önceden başvurulmamış olmasıdır. KVKK ve 6698 sayılı Kanun ekseninde bu rehber, şikâyet yolunun sıralamasını, sürelerini ve VERBİS boyutunu ele alır.
Zorunlu Sıralama: Önce Veri Sorumlusu, Sonra Kurul
İlgili kişi taleplerini önce veri sorumlusuna iletmek zorundadır. Veri sorumlusu talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Talep reddedilir, verilen cevap yetersiz bulunur veya süresinde cevap verilmezse, ilgili kişi cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir. Bu iki süre birlikte işler; yalnızca birine bakmak hak kaybına yol açar. Başvurunun hangi tarihte yapıldığını ve karşı tarafa hangi tarihte ulaştığını kanıtlayan belge, dosyanın en kritik parçasıdır.
Başvuru Metnini Kabul Edilebilir Kurmak
- İlgili kişinin kimliğini doğrulayan bilgilerin eksiksiz yazılması
- Talebin hangi hakka dayandığının açıkça belirtilmesi: bilgi talebi, düzeltme, silme veya işlemeye itiraz
- Hangi veri kategorisinin, hangi işleme faaliyeti bakımından tartışıldığının somutlaştırılması
- Veri sorumlusunun kim olduğunun doğru tespiti; hizmet sağlayıcı ile veri sorumlusu her zaman aynı kişi değildir
- Şikâyet aşamasında önceki yazışmaların ek olarak sunulması
VERBİS Tarafında Kurum İçi Kontrol
- Kayıt yükümlülüğünün kapsamına girilip girilmediğinin, istisnalar dikkate alınarak yıllık olarak gözden geçirilmesi
- Bildirilen işleme amaçları ile fiilen yürütülen faaliyetlerin örtüşmesi
- Veri kategorileri, alıcı grupları ve saklama sürelerinin envanterle tutarlı olması
- Yurt dışına aktarım varsa buna ilişkin beyanın güncelliği
- İrtibat kişisi bilgisinin güncel tutulması ve gelen taleplerin tek bir kayıt defterinde izlenmesi
Kurul Süreci ile Tazminat Yolunu Ayırmak
Kurula şikâyet, idari yaptırım ve düzeltici işlem yönünden sonuç doğurur; kişilik hakkı ihlalinden doğan maddi ve manevi zararın tazmini ise genel hükümlere göre ayrı bir davanın konusudur. Bu iki yol birbirinin alternatifi değildir. Veri sorumlusu tarafında ise, şikâyet aşamasında sunulacak savunmanın kurumsal belgelerle desteklenmesi gerekir: aydınlatma metni, açık rıza kayıtları, veri işleme envanteri ve teknik tedbir dokümanları. Uyuşmazlık ticari bir ilişkiden doğuyorsa taraflar arasındaki mutabakat, Kurulun kamusal denetim yetkisini ortadan kaldırmaz; bu nedenle sadece karşı tarafla anlaşmaya güvenmek eksik bir strateji olur.
Bu açıklamalar genel bilgilendirme içindir. Veri işleme faaliyetinizin yapısı ve dayandığınız hukuki sebep sonucu değiştirebileceğinden, süre işlemeye başlamışken hukuki destek almanız yerinde olur.