Kişisel verilerin korunması alanında yapılan başvurularda en sık karşılaşılan sonuç, esasa girilmeden verilen usulden ret kararlarıdır. Sebep genellikle aynıdır: veri sorumlusuna başvuru basamağı atlanmış ya da süreler yanlış hesaplanmıştır. Bu rehber, VERBİS yükümlülüğü ile ilgili kişi başvurusu arasındaki ilişkiyi ve Kurula şikâyet takvimini adım adım kurar.
VERBİS Kaydının Şikâyet Dosyasındaki Yeri
VERBİS, veri sorumlularının işleme faaliyetlerini beyan ettiği kayıt sistemidir. Bir şikâyet dosyasında bu kaydın iki işlevi vardır: muhatabın kimliğini ve irtibat kişisini netleştirmek, beyan edilen işleme amaçları ile fiilî uygulama arasındaki tutarsızlığı göstermek. Beyan edilen saklama süresinin aşıldığı ya da beyan edilmeyen bir aktarımın yapıldığı durumlar, iddiayı somutlaştıran güçlü dayanaklardır.
Zorunlu Sıra: Önce Veri Sorumlusu
- Talep, kimliği doğrulanabilir biçimde ve yazılı olarak veri sorumlusuna iletilir.
- Hangi verinin, hangi işlemin konusu olduğu tereddüde yer bırakmadan belirtilir.
- Veri sorumlusunun 6698 sayılı Kanun uyarınca cevap için otuz günlük süresi takip edilir.
- Cevap yetersizse veya hiç verilmezse, cevap tarihinden itibaren otuz gün ve her hâlde başvurudan itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyet yapılır.
- Şikâyet dilekçesine ilk başvurunun ve gönderim kaydının örneği eklenir.
Süreleri Kaçırmaya Yol Açan Tipik Hatalar
- Talebi yalnızca müşteri hizmetleri hattı üzerinden sözlü iletmek
- Kimlik doğrulama şartını sağlamayan, kimin adına yapıldığı belirsiz başvurular
- Şirketin genel iletişim formunu kullanıp gönderim kaydını saklamamak
- Cevap gelmediğinde süresiz beklemek ve altmış günlük üst sınırı aşmak
Kurul Kararının Ardından Yargı Yolu
Kurul kararı idari nitelikte olduğundan, karara karşı idari yargıda dava açılabilir. Bu aşamada süre disiplini yeniden başlar ve İYUK'un genel dava açma süresine ilişkin kuralları devreye girer. Ayrıca Kurula şikâyet yolu, ihlalden doğan maddi ve manevi zarar için genel mahkemelerde tazminat talebinde bulunma hakkını ortadan kaldırmaz; iki yol paralel yürütülebilir.
Şirketle Doğrudan Anlaşmanın Sınırları
Veri sorumlusunun "kaydı sildik, konuyu kapatalım" yönündeki teklifi, verinin gerçekten imha edildiği belgelenmeden kabul edilmemelidir. Silme, yok etme ve anonim hale getirme farklı işlemlerdir ve yedek sistemler çoğu zaman gözden kaçar. Anlaşma tercih edilecekse, imha tutanağının ve aktarım yapılan üçüncü kişiler nezdinde yapılan bildirimin metne eklenmesi gerekir. 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik kaldırma talepleri ise ayrı bir usule tabidir.
Buradaki bilgiler genel çerçeve sunmak içindir; başvurunun kabul edilebilirliği, veri kategorisi ve muhatabın hukuki statüsüne göre değişir. Süreler kısa olduğundan, ilk yazışmadan önce hukuki görüş alınması hak kaybını önler.