Kişisel verilerin korunması alanında uygulanan idari para cezalarının önemli bir bölümü, veri işleme faaliyetinin kendisinden değil kayıt ve belgelendirme yükümlülüklerinin ihmalinden doğar. Ceza tebliğ edildikten sonra tanınan itiraz süresi ise kısadır. Bu rehber KVKK ve 6698 sayılı Kanun ile 5651 sayılı Kanun ekseninde ceza sonrası usul planını ele alır.
Tebliğ Tarihini Sabitleyin
İdari yaptırım kararlarına karşı itiraz süresi tebliğle başlar. Şirketlerde bu tebligat çoğu zaman kayıtlı elektronik posta adresine yapılır ve kutuyu takip eden kişi ile hukuki süreci yürüten kişi farklı olduğunda günler kaybedilir. Bu nedenle KEP kutusunun kim tarafından, hangi sıklıkla kontrol edileceği yazılı bir iç kurala bağlanmalıdır. Tebliğ tarihi belirlenmeden hazırlanan itiraz dilekçesi, en güçlü savunmayı içerse bile geç kalabilir.
Yükümlülüğün Yerine Getirildiğini Belgeleyen Dosya
- Kayıt yükümlülüğüne ilişkin başvuru ve güncelleme çıktıları
- Kişisel veri işleme envanteri ve saklama imha politikası
- Aydınlatma metinlerinin yayımlandığı tarihleri gösteren kayıtlar
- Açık rıza alınan süreçlerde rızanın alınma biçimini gösteren kayıtlar
- Veri güvenliğine yönelik teknik tedbirlerin uygulandığını gösteren belgeler
- Personel eğitim kayıtları ve gizlilik taahhütnameleri
Cezanın Unsurlarını Ayrı Ayrı Tartışmak
İtirazda yalnızca yükümlülüğün ihlal edilmediği savunulmaz. Fiilin kime atfedildiği, veri sorumlusu sıfatının doğru belirlenip belirlenmediği, birden çok fiil için tek ceza mı ayrı cezalar mı verilmesi gerektiği ve miktarın belirlenmesinde işletmenin büyüklüğü ile kusur durumunun dikkate alınıp alınmadığı ayrı başlıklar hâlinde ele alınmalıdır. Usule ilişkin eksiklikler, esasa girmeden sonuç doğurabilir.
Erken Ödeme İndirimi ile İtiraz Arasındaki Tercih
Kabahatler hukukunda öngörülen erken ödeme imkânı, kısa vadede maliyeti azaltır; ancak ödeme yapılması itiraz hakkını kullanma iradesiyle birlikte değerlendirilmelidir. Bu tercih yapılırken cezanın miktarı kadar, aynı gerekçenin ileride tekrar eden denetimlerde emsal oluşturup oluşturmayacağı da hesaba katılmalıdır. Sadece uzlaşma beklentisiyle itiraz süresinin geçirilmesi, sonradan telafi edilemez.
İtiraz Sonrası Süreçte İzlenecekler
İtirazın hangi mercide inceleneceği, kararın niteliğine göre belirlenir ve bu belirleme yanlış yapıldığında dosya usulden sonuçlanabilir. Kararın icrasının durup durmadığı ayrıca kontrol edilmeli, ödeme takvimi ile itiraz takvimi birlikte izlenmelidir.
Bu açıklamalar genel niteliktedir. Kararın gerekçesi ve kurumunuzun belge düzeni sonucu etkileyeceğinden, itiraz stratejisinin bir hukukçuyla birlikte kurulması yerinde olur.