Kişisel veri işleyen kurumların iki temel sorumluluğu, kayıt yükümlülüğü olan VERBİS ile veri saklama sürelerinin sonunda gündeme gelen silme, yok etme veya anonim hâle getirmedir. Bu rehber, 6698 sayılı KVKK çerçevesinde bu iki yükümlülüğün pratik yönetimini ele alır.
VERBİS Kaydının Mantığı
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi, belirli ölçütleri karşılayan veri sorumlularının işledikleri veri kategorilerini, saklama sürelerini ve aktarım durumlarını şeffaf biçimde beyan etmesini amaçlar. Kaydın gerçeği yansıtması ve güncel tutulması, denetimlerde belirleyicidir.
Kayıt İçin Ön Hazırlık
VERBİS kaydı, aslında kurumun veri envanterinin bir özetidir. Sağlıklı bir kayıt için:
- Hangi verinin hangi amaçla işlendiğinin envantere işlenmesi
- Her veri kategorisi için saklama süresinin belirlenmesi
- Yurt içi ve yurt dışı aktarımların ayrı ayrı gösterilmesi
Silme, Yok Etme, Anonimleştirme
İşlenme amacı ortadan kalkan veya saklama süresi dolan verinin ortadan kaldırılması gerekir. Bu üç yöntem farklı sonuçlar doğurur: silme veriyi erişilemez kılar, yok etme fiziki olarak kullanılamaz hâle getirir, anonimleştirme ise veriyi kişiyle ilişkilendirilemez duruma sokar. Yöntem seçimi, verinin türü ve ortamına göre yapılır.
Periyodik İmha ve Politika
Belirli ölçütteki veri sorumluları, saklama ve imha politikası hazırlamak ve periyodik imha uygulamak durumundadır. Bu politikanın kâğıt üzerinde kalmaması, gerçek imha kayıtlarıyla desteklenmesi önem taşır.
İlgili Kişinin Talebi
Verisi işlenen kişi, koşulları oluştuğunda verisinin silinmesini talep edebilir. Kurumun bu talebe süresinde ve gerekçeli yanıt vermesi gerekir. Talebin reddi hâlinde ilgili kişinin Kurul'a şikâyet yolu açıktır. Ayrıca 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik boyutu, bazı taleplerde KVKK ile birlikte değerlendirilir.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır. Kurumun büyüklüğü, işlediği verinin niteliği ve süreler yükümlülükleri değiştirdiğinden, somut durumun kişisel verilerin korunması alanında profesyonelce değerlendirilmesi önerilir.