Kişisel verileri işleyen kuruluşlar, hem kayıt yükümlülükleri hem de ilgili kişilere karşı sorumluluklar taşır. VERBIS kaydı ile verilerin silinmesi, KVKK uygulamasının iki farklı ama bağlantılı yüzüdür. KVKK, 6698 sayılı Kanun ve internet yayınlarına ilişkin 5651 çerçevesinde bu rehber, kayıt yükümlülüğü ile silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçlerini ele alır.
VERBIS kaydının mantığı
Belirli ölçütleri karşılayan veri sorumlularının, işledikleri veri kategorilerini ve işleme amaçlarını sicile bildirmeleri beklenir. Bu kayıt, şeffaflık sağlamanın yanı sıra kuruluşun kendi veri envanterini görünür kılmasına da hizmet eder. Kayıt yükümlülüğü kapsamının doğru belirlenmesi, gereksiz veya eksik bildirimlerin önüne geçer.
Silme, yok etme ve anonimleştirme farkı
Verinin ortadan kaldırılması tek bir yöntemden ibaret değildir. Silme, verinin ilgili kullanıcılar için erişilemez hale getirilmesini; yok etme, hiçbir şekilde geri getirilemeyecek biçimde ortadan kaldırılmasını; anonimleştirme ise verinin kimliği belirli bir kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesini ifade eder. Doğru yöntem, verinin türüne ve saklama gerekçesine göre seçilir.
İlgili kişinin talebi ve süreç
- Verisi işlenen kişinin veri sorumlusuna yazılı başvurusu
- Başvurunun makul sürede sonuçlandırılması yükümlülüğü
- Talebin reddi halinde Kurula şikâyet yolu
- İşleme şartı kalmayan verilerin belirli aralıklarla gözden geçirilmesi
Saklama süreleri ve periyodik imha
Her veri kategorisi için işleme amacına bağlı bir saklama süresi belirlenmeli ve bu süre dolduğunda imha süreci işletilmelidir. Saklama ve imha politikasının yazılı olması, hem denetimde hem de bir uyuşmazlıkta kuruluşun yükümlülüğünü yerine getirdiğini göstermesi açısından değerlidir.
Değerlendirme
Veri koruma yükümlülükleri, işlenen verinin niteliğine ve kuruluşun yapısına göre farklılaşır. Kayıt kapsamının ve imha yöntemlerinin doğru belirlenmesi için önceden profesyonel değerlendirme almak yerinde olur.