Ortaklar arasındaki anlaşmazlıklarda tahkim, hızlı ve gizli bir çözüm arayışının ürünüdür. Ancak TTK ve TBK ekseninde değerlendirildiğinde her şirket içi talep tahkime taşınamaz ve her tahkim şartı geçerli sayılmaz. Uygulamada en çok zaman kaybettiren iki sorun şudur: uyuşmazlığın tahkim şartının kapsamına girip girmediğinin tartışmalı olması ve tahkim bildirimlerinin sicildeki eski adrese gönderilmesi.
Tahkim Şartı Bu Uyuşmazlığı Gerçekten Kapsıyor mu?
Esas sözleşmede veya ortaklar arası sözleşmede yer alan tahkim kaydının kapsamı, metnin lafzına göre belirlenir. Yalnızca sözleşmeden doğan alacaklar için kurulmuş bir kayıt, ortaklık ilişkisinden doğan her ihtilafı kapsamayabilir. Kayıt incelenirken şu sorular yanıtlanmalıdır: kayıt hangi belgede yer alıyor, tarafları kimler, hangi tür uyuşmazlıklar sayılmış, hakem sayısı ve tahkim yeri belirlenmiş mi, uygulanacak usul kuralları gösterilmiş mi?
Talebin Niteliğini Doğru Belirlemek
Şirket içi uyuşmazlıklar tek tip değildir. Ortaklar arasındaki pay devri anlaşmazlığı, yönetim organına karşı ileri sürülen sorumluluk talebi, kâr payı alacağı ve organ kararlarının geçersizliğine ilişkin talepler farklı hukuki niteliklere sahiptir. Bu taleplerden bir kısmı doğası ve etkilediği kişi çevresi bakımından tahkime elverişlilik yönünden tartışmalıdır. Yanlış forum seçimi, aylar süren bir süreç sonunda yetki tartışmasıyla başa dönmek anlamına gelir.
Bildirim Adresi ve Gecikme Riski
Tahkim sürecinde bildirimler çoğunlukla sözleşmede yazılı adrese veya sicilde görünen adrese yapılır. Şirketin merkezi taşınmış, yetkili değişmiş ya da ortağın yurt dışında bulunuyor olması halinde bildirim fiilen ulaşmayabilir. Bu riski azaltmak için:
- Sözleşmelere bildirim adresinin değişmesi halinde yazılı bildirim yükümlülüğü konulmalıdır.
- Sicil kayıtları düzenli aralıklarla kontrol edilip güncellenmelidir.
- Süreç başlarken karşı tarafa birden fazla kanaldan bildirim yapılmalı ve girişimler kayıt altına alınmalıdır.
Hazırlık ve Delil Yönetimi
Tahkimde dosya, yazılı belge üzerinden ilerler. Bu nedenle defter ve kayıtlar, genel kurul ve yönetim organı tutanakları, ortaklar arası yazışmalar ve şirketin mali tabloları erken aşamada derlenmelidir. Karşı tarafın elinde bulunan ve ulaşılamayan belgeler için usule uygun talep hakkı bulunup bulunmadığı da baştan değerlendirilmelidir.
Karar Sonrası Aşamayı Unutmamak
Hakem kararının kendiliğinden uygulanacağını varsaymak yanlıştır. Kararın icra edilebilmesi ve karara karşı başvurulabilecek yollar bakımından ayrı bir usul işler. Bu nedenle tahkim tercihi yapılırken yalnız yargılamanın hızı değil, karar sonrası aşamanın nasıl yürüyeceği de hesaba katılmalıdır.
Buradaki değerlendirmeler geneldir. Tahkim şartının geçerliliği ve uyuşmazlığın tahkime elverişliliği somut metne göre değişir; süreci başlatmadan önce sözleşmenizin bir hukukçu tarafından incelenmesi yerinde olur.