Ticari ilişkilerde taraflar, uyuşmazlık çıkmadan önce hangi belgelerin esas alınacağını kararlaştırabilir. Bu kayıt uygulamada işi kolaylaştırır; ancak sınırsız değildir. Delil sözleşmesi, ispat hakkını fiilen ortadan kaldıracak biçimde kurgulandığında beklenen sonucu vermez.
Kayıt Neyi Bağlar, Neyi Bağlamaz
Taraflar belirli vakıaların yalnızca belirli delillerle ispat edileceğini kararlaştırabilir. Buna karşılık bir tarafın ispat imkânını imkânsız hale getiren ya da aşırı ölçüde güçleştiren düzenlemeler geçerli sayılmaz. Bu nedenle sözleşme yazılırken "yalnızca şirket kayıtları esas alınır" gibi tek yanlı formüller yerine, her iki tarafın da erişebildiği kayıt türlerinin belirlenmesi daha güvenli bir zemin oluşturur.
Ticari Defterlerin İspat Gücü
TTK, usulüne uygun tutulan ticari defterlere belirli koşullarda sahibi lehine de delil olma imkânı tanır. Bu imkân, defterlerin açılış ve kapanış onaylarının bulunmasına, kayıtların birbirini doğrulamasına ve dayanak belgelerin saklanmış olmasına bağlıdır. Karşı tarafın defterleri incelenecekse, hangi hesap ve hangi dönemin talep edildiği baştan belirtilmelidir.
Elektronik Yazışma ve Sipariş Kayıtları
Sipariş, teyit ve teslim akışının e-posta veya sistem üzerinden yürüdüğü ilişkilerde, yazışmanın bütünlüğü tartışma konusu olur. Tek bir mesajın ekran görüntüsü yerine, ilgili zincirin başlık bilgileriyle birlikte alınması ve sistem kayıtlarının saklanması gerekir. Sözleşmeye elektronik iletişimin hangi adresler üzerinden geçerli sayılacağına dair bir kayıt konulması sonraki ihtilafları azaltır.
Münhasırlık Kaydının Riski
Belirli bir delili tek geçerli araç olarak gösteren kayıtlar, o belgenin karşı taraf elinde bulunduğu hallerde alacaklıyı savunmasız bırakabilir. Bu sebeple münhasırlık yerine öncelik sıralaması kurgulamak, TBK kapsamındaki dürüstlük denetimi karşısında da daha dayanıklı olur.
Dava Şartı Arabuluculuk ile Sözleşmesel Çözüm Kaydının Sırası
6102 sayılı Kanun kapsamında, konusu bir miktar paranın ödenmesi olan ticari alacak ve tazminat talepleri için arabuluculuk dava şartıdır. Sözleşmede ayrıca bir görüşme veya tahkim kaydı varsa, hangi adımın önce işletileceği netleştirilmelidir; yanlış sıra, açılan davanın usulden reddine yol açabilir.
Sözleşme metinleri ticari ilişkinin yapısına göre kurgulanır. Delil kaydınızın geçerliliği konusunda önceden hukuki görüş almanız önerilir.