Bir üniversite bünyesinde okul öncesi eğitimi uygulama ve araştırma merkezi kurulmasını düzenleyen yönetmelikler, ilk bakışta yalnızca akademik teşkilatlanmaya ilişkin görünür. Oysa bu merkezler aynı zamanda küçük çocuklara fiilen hizmet veren birimlerdir; bu da kurumu hem sorumluluk hem de kişisel veri hukuku bakımından farklı bir zemine taşır.
Merkez yönetmeliği neyi belirler, neyi belirlemez
Yönetmelik; merkezin amacını, organlarını, müdür ve yönetim kurulunun görev alanını gösterir. Ancak veli ile merkez arasındaki hizmet ilişkisinin içeriğini, ücret ve kayıt koşullarını, devamsızlık ve ayrılma hâllerini bu metin tek başına düzenlemez. Bu boşluk sözleşme ve iç yönergeyle doldurulmadığında, uyuşmazlık çıktığında tarafların dayanacağı yazılı bir kural kalmaz. Yükseköğretim kurumlarının teşkilatlanmasına ilişkin genel çerçeve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ile çizilir.
Gözetim sorumluluğu ve zarar hâlleri
Okul öncesi yaş grubunda, kurumun gözetim yükümlülüğü ağırdır. Bir kaza yaşandığında değerlendirme çoğunlukla üç başlıkta yürür:
- Fiziki ortamın yaş grubuna uygun biçimde güvenli hâle getirilip getirilmediği.
- Görevli personel sayısının ve niteliğinin yeterli olup olmadığı.
- Olayın hemen ardından veliye bildirim ve sağlık yönlendirmesinin yapılıp yapılmadığı.
Kurumun kendini savunabilmesi, olay anında tutulan kayıtlara bağlıdır. Sonradan hazırlanan tutanaklar, tarih ve imza zinciri kopuk olduğunda ikna edici olmaz.
Çocuk verisi: en hassas başlık
Merkezler; sağlık bilgisi, gelişim gözlemleri, fotoğraf ve video gibi verileri düzenli olarak işler. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, sağlık verilerini özel nitelikli kişisel veri saymakta ve bunların işlenmesini daha sıkı koşullara bağlamaktadır. Uygulamada en riskli alan, tanıtım amacıyla sosyal medyada çocuk görüntülerinin paylaşılmasıdır. Velinin genel bir kayıt formunu imzalamış olması, görüntü paylaşımı için verilmiş açık rıza yerine geçmez; bu rızanın ayrı, açıklayıcı ve geri alınabilir biçimde alınması gerekir.
Araştırma faaliyetinin ayrı rejimi
Merkez bünyesinde çocuklar üzerinde gözlem ya da ölçüme dayalı akademik çalışma yürütülecekse, eğitim hizmetine ilişkin rıza bu çalışmayı kapsamaz. Araştırma için etik kurul onayı, veli bilgilendirmesi ve çalışmanın amacı ile veri saklama süresini gösteren ayrı bir metin gerekir. Yayın aşamasında verilerin kimliksizleştirilmiş olması da ayrıca denetlenmelidir.
Kurumsal uyum için kısa yol haritası
- Kayıt sözleşmesi, aydınlatma metni ve açık rıza formlarını birbirinden ayırın.
- Görüntü paylaşımı için ayrı ve isteğe bağlı bir onay maddesi kurgulayın.
- Olay bildirim ve kayıt akışını yazılı bir yönergeye bağlayın.
Burada anlatılanlar genel bilgi amaçlıdır. Merkezinizin işleyişi ve velilerle kurduğunuz sözleşme yapısına göre sorumluluk dengesi değişebileceğinden, belgelerinizin bir hukukçu tarafından gözden geçirilmesi önerilir.