Araştırma ve uygulama merkezlerine ilişkin yönetmeliklerin en işlevsel bölümü, merkezin organlarını ve bu organların karar alma usulünü düzenleyen kısımdır. Merkezin faaliyetlerinde yaşanan aksaklıkların önemli bölümü, içerik tartışmasından değil, kararın kim tarafından ve nasıl alındığı sorusundan doğar.
Organ Yapısının İşleyişe Yansıması
Tipik yapıda merkez müdürü yürütmeden, yönetim kurulu ise karar alma işlevinden sorumludur. Danışma kurulu bulunan merkezlerde bu kurulun görüşü kural olarak yönlendiricidir, bağlayıcı değildir. Bir kararın geçerliliği tartışıldığında ilk bakılacak nokta, o konunun hangi organın görev alanına girdiğidir; ikinci nokta ise toplantı ve karar yeter sayısının sağlanıp sağlanmadığıdır.
Görev Süresi ve Vekâlet Meselesi
- Görev süresi dolan müdürün, yenisi atanana kadar hangi işlemleri yapabileceği
- Görevlendirmenin yazılı olarak yapılması ve süresinin belirtilmesi
- Vekâleten yürütülen dönemde alınan kararların dayanağının kayda geçirilmesi
- Üyelikten ayrılma halinde kalan süre için yapılacak atama
Bu ayrıntıların ihmal edilmesi, geçmişe dönük olarak birçok kararın dayanağını tartışmaya açar.
Yönetim Kurulu Kararlarının Niteliği
Merkez organlarının işlemleri, üniversitenin idari yapısı içinde tesis edilmiş işlemlerdir. Kişilerin hukukunu etkileyen kararlar bakımından, önce ilgili idari birime yazılı başvuru yapılması ve alınacak cevaba göre yargı yoluna gidilmesi izlenen usuldür. Sürelerin tebliğ tarihinden işlemesi nedeniyle, kararın ilgiliye ne zaman bildirildiği kaydedilmelidir.
Etkinlik ve Yayın Faaliyetlerinde Kurumsal Düzen
- Etkinlik programını yönetim kurulu kararına dayandırın ve karar tarihini programda saklayın.
- Konuşmacı ve panelist davetlerini yazılı yapın, katılım koşullarını netleştirin.
- Yayın ve bildiri kitaplarında telif ve kullanım izinlerini önceden alın.
- Kayıt altına alınan oturumların paylaşımı için katılımcı onayını belgeleyin.
Sık Yapılan Usul Hataları
Toplantı tutanağının sonradan düzenlenmesi, karar numarasının atlanması, gündemde bulunmayan konuda karar alınması ve elektronik ortamda alınan kararların usulünün belirsiz bırakılması, uygulamada en çok rastlanan eksikliklerdir. Bunların her biri, esasında haklı olan bir kararı bile savunulabilir olmaktan çıkarabilir.
Bu metin bilgilendirme amaçlıdır. Merkez kararlarına karşı yapılacak başvurularda süre ve usul kuralları belirleyici olduğundan, somut işlem için ayrıca hukuki değerlendirme alınması yerinde olur.