Bir tazminat talebinin esası ne kadar güçlü olursa olsun, gerekli bildirimin yapıldığı ve karşı tarafa ulaştığı gösterilemediğinde talep zayıflar. Uygulamada dosyaların önemli bir bölümü zararın varlığı üzerinde değil, ihbarın zamanında ve usulüne uygun yapılıp yapılmadığı üzerinde düğümlenir. Aşağıdaki değerlendirme TBK, HMK ve TKHK ekseninde ihbarın ispat boyutunu ele alıyor.
İhbarın Hukuki İşlevi
İhbar ya da ihtar, çoğu ilişkide üç işlevi birden görür: karşı tarafı durumdan haberdar eder, temerrüt gibi sonuçların doğması için gereken adımı oluşturur ve zararın büyümesini önleme yükümlülüğünün yerine getirildiğini gösterir. Bu üç işlev birbirinden bağımsız olduğu için, tek bir yazının hepsini karşılayıp karşılamadığı ayrıca değerlendirilmelidir.
Ulaştığını İspat Etmek
- Noter aracılığıyla gönderilen ihtarnamelerde tebliğ şerhinin aslı saklanır.
- Kayıtlı elektronik posta kullanıldıysa, delil kaydı ve iletim raporu dosyaya eklenir.
- Adi yazışmalarda, karşı tarafın cevabı ihbarın ulaştığını gösteren en güçlü karinelerdendir.
- Muhatabın adresi, ilişkinin kurulduğu belgedeki adresle karşılaştırılarak doğrulanır.
İhbar Metninin İçeriği
- Hangi ilişkiye dayanıldığı, sözleşme veya olay tarihiyle birlikte belirtilir.
- Aykırılığın ne olduğu somut olarak ve tarih vererek açıklanır.
- Talep açık yazılır; ödeme, ayıbın giderilmesi veya iade taleplerinden hangisinin ileri sürüldüğü belirsiz bırakılmaz.
- Karşı tarafa tanınan süre ve bu sürenin sonunda izlenecek yol belirtilir.
- Metinde ileri sürülen olgular, dosyadaki belgelerle çelişmeyecek biçimde yazılır.
Süresinde Yapılmayan İhbarın Sonuçları
Bazı ilişkilerde ihbar için kanunda ya da sözleşmede belirli süreler öngörülmüştür. Bu sürelerin geçirilmesi, kimi hallerde hakkın kullanılamaz hale gelmesine, kimi hallerde ise yalnızca ispat güçlüğüne yol açar. İki sonuç birbirinden çok farklı olduğu için, ilişkinin türüne göre hangi rejimin uygulanacağı baştan belirlenmelidir. Gecikme kaçınılmaz olmuşsa, gecikmenin haklı sebebine ilişkin belgeler ayrıca toplanmalıdır.
Karşı Delil ve Cevap Yazışmaları
İhbara verilen cevap, çoğu zaman karşı tarafın savunmasının ilk halini içerir ve sonraki aşamada ileri sürülecek savunmayla karşılaştırılabilir. Bu nedenle cevap yazıları, ekleriyle birlikte ve geliş tarihi görünecek şekilde arşivlenmelidir. Cevapsız kalan ihbarlar da ayrıca not edilmeli; sessizliğin ilişkinin niteliğine göre nasıl değerlendirilebileceği dosya kurgusunda dikkate alınmalıdır.
Bu metin genel bilgilendirme niteliğindedir. İhbar süresi ve şekli, dayandığınız ilişkinin türüne göre değiştiğinden, yazıyı göndermeden önce içeriğinin bir hukukçu tarafından gözden geçirilmesi yararlı olur.