Kıdem tazminatı uyuşmazlıklarının önemli bir bölümü hukuki nitelendirmeden değil, hesabın dayandığı belgelerin dosyaya eksik girmesinden kaybedilir. 4857 sayılı Kanun kıdemin şartlarını, 5510 sayılı Kanun hizmet kayıtlarını, 7036 sayılı Kanun ise uyuşmazlığın hangi sırayla ele alınacağını belirler. Bu rehber, hesabın her kaleminin hangi belgeyle ayakta durduğunu göstermek üzere hazırlanmıştır.
Hesabın dayandığı üç değişken
Kıdem hesabı sade görünür: süre, ücret ve fesih. Uygulamadaki tartışma neredeyse her zaman bu üçünün belgelenme biçiminde çıkar. Süre, işe giriş ve çıkış bildirimleriyle; ücret, bordro ve banka hareketleriyle; fesih ise ihtar, tutanak ve yazışmalarla ortaya konur. Üçünden biri belgesiz kaldığında bilirkişi incelemesi varsayıma dayanır ve rapora itiraz alanı daralır.
Hizmet süresini yalnızca SGK dökümüne bırakmayın
Hizmet dökümü güçlü bir başlangıç kaydıdır; ancak eksik gün bildirimi, ara verilmiş görünen dönemler veya farklı işveren numarası altında sürdürülen çalışma hâlinde tek başına yetmez. Aynı işyerinde fiilen devam eden çalışmayı; giriş kartı kayıtları, servis listeleri, kurumsal e-posta trafiği, vardiya çizelgeleri ve tanık beyanı destekler. Alt işveren değişikliği varsa devir ilişkisini gösteren sözleşmeler ayrıca istenmelidir.
Giydirilmiş ücret: en sık atlanan kalem
Kıdem, çıplak ücret üzerinden değil, süreklilik taşıyan para ve para ile ölçülebilen menfaatler eklenerek hesaplanır. Yol, yemek, yakacak, konut tahsisi ve düzenli ödenen ikramiye gibi kalemler dosyaya girmezse hesap sistematik olarak düşük çıkar. Bu kalemler için bordro dipnotları, yan hak uygulama talimatları, şirket içi duyurular ve ödeme dekontları birlikte toplanmalıdır. Ayni yardımın parasal karşılığı belirsizse, kullanılan hesaplama yönteminin kaynağı da dosyaya konulmalıdır.
Arabuluculuk masasına belgesiz oturmanın bedeli
İş uyuşmazlıklarında arabuluculuk dava öncesi bir aşamadır ve burada varılan anlaşma bağlayıcı sonuç doğurur. Bu nedenle görüşmeye belgelendirilmemiş bir rakamla oturmak, sonradan düzeltilmesi güç bir tabloya yol açar. Toplantı öncesinde asgari ve azami hesap senaryosu ayrı ayrı çıkarılmalı; anlaşma metninde hangi alacak kalemlerinin kapsandığı, hangilerinin saklı tutulduğu tereddüde yer bırakmayacak biçimde yazılmalıdır.
Dosyayı belgesiz bırakmamak için kontrol listesi
- İşe giriş ve çıkış bildirimleri ile tüm dönemi kapsayan prim hizmet kayıtları
- Son bir yıla ait bordrolar ve ücretin banka hesabına yansıyan karşılıkları
- Yan hakların süreklilik taşıdığını gösteren yazılı kaynaklar
- Fesih iradesinin kim tarafından, hangi tarihte ve hangi gerekçeyle açıklandığını gösteren belgeler
- İşyeri kayıtları işveren elinde ise bunların dosyaya getirtilmesine ilişkin usulüne uygun talep
Belgenin karşı taraf elinde bulunması ispat sorununu kendiliğinden ortadan kaldırmaz; kayıtların getirtilmesi talebinin zamanında ve somut biçimde ileri sürülmesi gerekir. Ayrıca iş sağlığı ve güvenliği kayıtları, 6331 kapsamında tutulduğu için çalışmanın fiilen sürdüğü dönemleri gösteren yan bir kaynak olabilir.
Buradaki değerlendirmeler genel niteliktedir; her çalışma ilişkisinin kendine özgü belge düzeni ve zaman çizelgesi vardır. Hesabın ve izlenecek yolun somut dosyaya göre kurulması için bir avukatla birlikte çalışılması yerinde olur.