Kişisel veri işleme faaliyetinde açık rızanın hukuka uygun alınmaması, çoğu zaman idari yaptırımla sonuçlanır. Yaptırım kararı elinize ulaştığında ise tartışma artık verinin niteliğinden çıkıp usule ve süreye kayar. Bu aşamada yapılan hatalar, esasa ilişkin haklı savunmayı bile değerlendirilemez hale getirebilir.
Açık Rızanın Neden Sakat Sayıldığını Anlamak
İtiraz metnini yazmadan önce, kararın hangi kusura dayandığı net biçimde ayrıştırılmalıdır. 6698 sayılı Kanun açık rızayı belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan onay olarak kurgular. Uygulamada sakatlık genellikle şu noktalardan birinde doğar:
- Rızanın hizmetin ön şartı haline getirilmesi, yani seçenek bırakılmaması
- Aydınlatma yükümlülüğü ile rızanın aynı metin içinde iç içe geçirilmesi
- Rızanın kapsamının sonradan genişletilmesi
- Rızanın geri alınması için işleyen bir yolun bulunmaması
- Aslında rıza dışı bir hukuki sebebe dayanılabilecekken gereksiz yere rızaya dayanılması
Karar Tebliğ Edildiğinde İlk Yapılacak
Tebligat zarfı ve tebliğ tarihi, dosyanın en kritik belgesidir. İtiraz süresi tebliğle işlemeye başlar ve bu süre kaçırıldığında karar kesinleşir. Şirket içinde tebligatın hangi birime ulaştığı, kime teslim edildiği ve ilgili birime ne zaman iletildiği çoğu zaman gecikmenin asıl kaynağıdır. Bu nedenle tebligat akışının kurum içinde tanımlanmış olması, itiraz hakkının fiilen korunması anlamına gelir.
İtiraz Dilekçesinin Omurgası
- Kararın hangi işleme faaliyetine ilişkin olduğunun sınırlandırılması
- Aydınlatma metni, rıza metni ve kayıt sistemi arasındaki ilişkinin belgeyle gösterilmesi
- İhlalin varlığı kabul edilmiyorsa, kabul edilmesi halinde ise yaptırımın ölçüsüne ilişkin ayrı bir savunma katmanı kurulması
- Tekerrür, ihlalin süresi ve etkilenen kişi sayısı gibi ölçüye etki eden unsurların açıklanması
Belgeye Dönüşmeyen Savunma Sonuç Vermez
Rızanın alındığı iddiası tek başına yeterli değildir; rızanın ne zaman, hangi metinle ve hangi kanaldan alındığı ispatlanmalıdır. Log kayıtları, sürüm geçmişi ve onay ekranlarının o tarihteki görünümü sonradan üretilemez. Veri envanteri ile fiilî işleme faaliyeti arasında fark varsa, bu fark itiraz sırasında değil denetim sırasında kapatılmalıdır.
Paralel Riskleri Gözden Kaçırmamak
Aynı olay, ilgili kişilerin tazminat talepleri ve kimi hallerde ceza hukuku boyutu bakımından ayrı sonuçlar doğurabilir. İdari yaptırıma odaklanıp bu paralel kanalları izlemeyen dosyalarda, ikinci dalga talepler hazırlıksız yakalanır.
Yukarıdaki açıklamalar genel niteliktedir. Her veri işleme faaliyetinin hukuki sebebi ve belgelendirme düzeyi farklıdır; somut kararınız için değerlendirme yaptırmanız önerilir.