Kişisel verilerin korunmasına ilişkin şikâyetlerin önemli bir kısmı esasa girilmeden, yalnızca sıranın atlanması nedeniyle sonuçsuz kalır. 6698 sayılı KVKK, Kurula şikâyet öncesinde veri sorumlusuna başvuru aşamasını öngördüğünden, aydınlatma yükümlülüğünün ihlali iddiasında da bu sıra korunmalıdır. Bu rehber, aydınlatma odaklı bir uyuşmazlıkta ispat yükünün nerede durduğunu ve takvimin nasıl kurulacağını ele alıyor.
Aydınlatmanın Yapıldığını Kim İspat Eder?
Aydınlatma yükümlülüğü, verinin elde edildiği sırada yerine getirilmesi gereken bir yükümlülüktür ve yerine getirildiğinin ispatı veri sorumlusuna aittir. Bu nedenle kurumsal tarafta asıl mesele metnin varlığı değil, ilgili kişiye hangi anda ve hangi kanalla sunulduğunun gösterilebilmesidir. İlgili kişi tarafında ise aydınlatmanın hiç yapılmadığı ya da eksik yapıldığı iddiası, veri işleme faaliyetinin somut olarak tarif edilmesiyle güçlenir.
Kurula Şikâyetten Önceki Zorunlu Adım
İlgili kişi, talebini önce veri sorumlusuna iletmelidir. Başvurunun yazılı olması veya Kurulun belirlediği yöntemlerden biriyle yapılması, hem ulaştığının ispatını hem de sürenin başlangıcını sağlar. Veri sorumlusunun kanunda öngörülen süre içinde yanıt vermemesi ya da yanıtın yetersiz bulunması hâlinde Kurula şikâyet yolu açılır. Bu sıra izlenmeden yapılan şikâyet, esas incelenmeden iade edilebilir.
Takvimi Tek Tabloda Tutmak
Sürelerin birbirine bağlı ilerlemesi nedeniyle tüm tarihlerin tek bir çizelgede izlenmesi gerekir:
- Verinin işlendiğinin öğrenildiği tarih
- Veri sorumlusuna başvurunun gönderildiği ve ulaştığı tarih
- Yanıtın alındığı ya da yanıt süresinin dolduğu tarih
- Kurula şikâyet için tanınan sürenin son günü
Başvuru Metninin Kurgusu
Başvuru dilekçesinde kimlik bilgilerinin, iletişim adresinin ve talebin açıkça yer alması gerekir. Aydınlatma iddiasında talep genellikle üç yönlüdür: hangi verinin hangi amaçla işlendiğinin bildirilmesi, aktarım yapılan üçüncü kişilerin açıklanması ve varsa hukuka aykırı işlemenin sonlandırılması. Talebin soyut kalması, veri sorumlusunun genel içerikli bir yanıt vermesine zemin hazırlar ve şikâyet aşamasında elinizi zayıflatır.
Kurumsal Tarafta Kayıt Düzeni
Veri sorumlusu açısından savunmanın omurgası, aydınlatma metninin sürüm kayıtlarıdır. Metnin hangi tarihte yürürlüğe girdiği, hangi ekranda gösterildiği ve kullanıcının hangi aşamada gördüğü, kayıt altına alınmadığında sonradan yeniden üretilemez. Çevrim içi kanallarda gösterim kaydının, fiziksel kanallarda ise imzalı örneğin saklanması, sonraki denetimde en çok işe yarayan belgedir. 5651 sayılı Kanun kapsamında tutulan kayıtlarla bu belgelerin karıştırılmaması gerekir; ikisi farklı yükümlülüklere dayanır.
Yukarıdakiler yol gösterici genel açıklamalardır. Başvuru ve şikâyet sürelerinin kısa olması nedeniyle, ilk yazışmayı göndermeden önce talebinizin kapsamını bir hukukçuyla netleştirmeniz zaman kaybını önler.